Anleitung

Behalte deine Termine im Blick und werde rechtzeitig erinnert.

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In fünf Minuten startklar

1. Namen eintragen — das ist Pflicht

Beim allerersten Start fragt dich die App zuerst nach deinem Namen, in einem eigenen Fenster. Ohne ihn geht es nicht weiter, denn ohne ihn lässt sich keine Aufgabe anlegen. Ändern kannst du ihn jederzeit in den Einstellungen (Zahnrad oben im Aufgaben-Tab) unter Benutzername.

Direkt danach kommen die Berechtigungen, der Reihe nach und je mit einem Satz davor, wofür sie gebraucht werden: Benachrichtigungen, dann Wecker und Erinnerungen für den pünktlichen lauten Wecker, dann Mikrofon für Sprachnotizen, dann Kamera für Fotos. Jede lässt sich mit Später überspringen; nichts wird blockiert, die Funktion fragt bei Bedarf noch einmal, und die Einstellungen bleiben der Weg zurück. Gezeigt wird nur, was noch offen ist — wer alles schon erlaubt hat, sieht nichts.

Hast du die App schon länger und nie einen Namen gesetzt, kommt das Fenster nach dem Update ebenfalls. Bekommst du beim Speichern den Hinweis, dass der Name fehlt: über den Knopf in die Einstellungen, eintragen, zurück. Deine Eingaben stehen noch da, ein zweiter Tipp auf Speichern genügt.

Der Name wird in jede Aufgabe geschrieben, die du erstellst. Sobald du Aufgaben mit anderen austauschst, bleibt so erkennbar, von wem sie ursprünglich stammt. Es darf auch eine Personalnummer sein.

Direkt darunter steht deine Benutzerkennung, zwölf Zeichen wie K7M2-9XQF-3PDW. Sie entsteht beim ersten Start, gehört zu diesem Gerät und lässt sich nicht ändern. Sie ist die Absicherung dafür, dass es denselben Namen mehrfach geben kann.

2. Benachrichtigungen erlauben

Der zweite Schritt des ersten Starts, mit dem Satz davor, wofür sie gebraucht werden. Sagst du nein, bekommst du keine Erinnerungen, nachholen kannst du es in den Android-Einstellungen unter Apps → Deadlinetool → Benachrichtigungen. Der Schritt Wecker und Erinnerungen danach öffnet die Android-Einstellung für exakte Alarme; ohne sie klingelt der laute Wecker nicht auf die Minute.

3. Erste Aufgabe anlegen

Im Tab Aufgaben unten rechts auf +. Titel eintippen, Datum wählen, Haken oben rechts. Fertig, alles andere ist freiwillig.

4. Eine Sicherung machen

Einstellungen → Vollständiges Backup. Es entsteht eine ZIP-Datei, die du irgendwohin speichern oder verschicken kannst. Mach das, bevor du eine neue App-Version installierst.

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Die fünf Bereiche

Unten in der App findest du fünf Tabs:

Dazu gibt es die Gantt-Ansicht (Balkendiagramm über die Zeit) und den Papierkorb, beide über das Menü erreichbar.

Was der Kalender anzeigt

Ein Monat, Montag bis Sonntag. Mit den Pfeilen oben blätterst du, Heute bringt dich zurück. Du kannst auch über das Raster wischen: nach links geht vorwärts, nach rechts zurück. In der Tagesliste darunter wirkt der Wisch nicht, dort scrollst du durch deine Aufgaben.

Weiter weg? Tippe auf den Monatsnamen. Dann öffnet sich ein Fenster mit dem Jahr oben und allen zwölf Monaten darunter. Das Jahr blätterst du mit den beiden Pfeilen; der Kalender dahinter bleibt so lange stehen, wo er ist. Erst wenn du einen Monat antippst, springt er dorthin, mit dem Jahr, das du eingestellt hast. Der Monat mit dem farbigen Rahmen ist der laufende, der ausgefüllte der gerade angezeigte.

In jedem Tag stehen zwei Dinge:

• Ein Punkt oben rechts, wenn an dem Tag etwas ansteht. Ist etwas davon überfällig, ist er rot. Er sagt nur ob, nicht wie viel, die genaue Zahl steht in der Liste unter dem Raster.
• Zwei schmale Balken unter der Zahl: die Auslastung. Violett ist Arbeit, braun ist Privat. Jeder Balken füllt sich gegen seine eigene Tageskapazität und wird rot, sobald er darüber liegt. So siehst du, welches der beiden Konten voll ist, bei einem einzelnen Balken liesse sich das nicht sagen.

Vergangene Monate zeigen keine Balken. Arbeit, die verstrichen ist, lässt sich nicht mehr auf Tage verteilen. Der Punkt bleibt.

Tippst du auf einen Tag, steht darunter, was an ihm ansteht, mit der Tageslast in Worten („Arbeit 3 h/8 h (5 h frei) · Privat 0 h/4 h (4 h frei)").

Hat eine Aufgabe eine Uhrzeit, steht dort die ganze Spanne: „11:00–12:00 · 1 h" statt nur „1 h". Das Ende rechnet die App aus Uhrzeit und Aufwand, so siehst du auf einen Blick, was wann belegt ist, ohne nachzurechnen. Ohne Uhrzeit bleibt es bei der Dauer allein.

Rechts an jedem Eintrag ist ein Pfeil. Klappst du ihn auf, siehst du alles, was die Aufgabe trägt: Beschreibung, Termin mit Restzeit, Start, Priorität, Projekt, Aufwand, Fortschritt, Anhänge, Wiederholung, Erinnerung, Alarm, Schlagwörter, Ort, Urheber, und jeden Teilschritt einzeln. Ein Tipp auf den Titel öffnet die Aufgabe wie gewohnt.

Ein Eintrag mit 🔄 ist ein gerechneter Folgetermin einer Wiederholung. Beim Aufklappen steht das ausdrücklich dabei: die Angaben gehören der eigentlichen Aufgabe, die nur einmal in der App liegt.

Filtern geht wie in der Aufgabenliste. Suchzeile, dazu die Chip-Reihe mit dem Umschalter zwischen Kategorie, Projekt und Erstellt-von. Der rote Knopf mit der Zahl setzt alles zurück; er erscheint nur, wenn wirklich etwas gesetzt ist. Einen Datumsfilter gibt es hier nicht, der Kalender ist die Datumswahl.

Anlegen wie überall: unten rechts der Blitz für die Schnellerfassung und das ＋ für das volle Formular. Beide legen für den gewählten Tag an.

Überschneiden sich zwei Termine, steht das in roter Schrift zwischen der Tageslast und der Liste — mit Uhrzeit und Namen beider Aufgaben. Mehr dazu unter Belegte Zeiten.

Die Tagesansicht

Neben dem Datum steht ein Knopf Tagesansicht. Er zeigt den Tag als Raster mit Stundenlinien, von 07:00 bis 18:00 — und weiter, wenn ein Termin früher anfängt oder später endet. Welche Stunden das Raster mindestens zeigt, stellst du seit 3.28 selbst ein: Einstellungen → Tagesansicht, der Anfang zwischen 05:00 und 09:00, das Ende zwischen 16:00 und 23:00. Wer abends plant, stellt 22:00 ein und kann einen Termin dann auch auf 20:00 ziehen.

• Jeder Termin ist ein Block auf seiner Uhrzeit, so hoch wie sein Aufwand. Arbeit violett, Privat braun, wie im Kalenderraster.
• Termine zur selben Zeit stehen nebeneinander in Spalten. Keiner verdeckt den anderen.
• Ein Termin ohne Aufwand ist gestrichelt umrandet: er belegt keine Zeit, er markiert einen Zeitpunkt.
• Dazwischen liegen die freien Strecken, grün umrandet, mit der Dauer daneben.

Eine wiederkehrende Aufgabe steht mit jedem ihrer Termine da. In der Liste liegt von der Montagsbesprechung nur eine einzige Aufgabe; die Tagesansicht rechnet die weiteren Termine aus und zeigt sie mit einem 🔄 hinter dem Titel. Ein solcher Block belegt seine Zeit wie jeder andere, zählt in der Kopfzeile mit und öffnet beim Antippen die Aufgabe.

Verschieben lässt er sich nicht. Es gäbe nichts zu verschieben — der Termin ist gerechnet, nicht gespeichert, und ein Zug träfe die ganze Serie statt dieses einen Tages. Langes Drücken öffnet deshalb die Aufgabe.

Oben stehen beide Zeitkonten getrennt — „Arbeit 5 h/8 h (3 h frei)" und darunter „Privat 1:45 h/4 h (2:15 h frei)", in ihren Farben. Eine Summe aus beiden nützt nichts: Privates lässt sich nicht aus dem Arbeitskonto bezahlen.

Daneben der Personen-Chip. Er ist derselbe wie im Dashboard, in den Aufgaben und im Kalender — wer hier wechselt, wechselt überall.

Gehört eine Aufgabe einer Person mit Farbe, trägt der Block sie an seiner linken Kante. Die Füllung bleibt beim Zeitkonto. So siehst du die Person auch dann, wenn zwei Termine gleichzeitig liegen und für den Namen kein Platz mehr ist.

⚠️ Die Farbwahl entscheidet, ob es etwas nützt. Ocker und Orange liegen nah an der Privat-Farbe, Blau und Violett nah an der Arbeitsfarbe. Wer die Zuordnung wirklich sehen will, nimmt Petrol, Rosé, Oliv oder Taupe. Die Farbe vergibst du unter Einstellungen → Personen, mit einem Tipp auf den Kreis.

Sind mehrere Personen an einem Tag beschäftigt, bekommt jede ihre eigene Spalte. Darüber steht ihr Kürzel, unterstrichen in ihrer Farbe. Eine Spalte gibt es nur für die, die an diesem Tag etwas vorhat — bei drei Personen drei Spalten, bei zweien zwei. Wer nichts vorhat, nimmt den anderen keine Breite weg. Aufgaben ohne Person bekommen eine eigene Spalte mit einem – darüber.

Das ändert, was „frei" heisst. Vorher war frei, was bei niemandem belegt war — an einem Tag zu dritt sah der Tag voll aus, obwohl jeder einzelne den grössten Teil offen hatte. Jetzt hat jede Spalte ihre eigenen freien Strecken.

Tippst du in einer Spalte auf eine freie Strecke, gehört die neue Aufgabe gleich dieser Person — auch wenn der Filter auf „Alle" steht. Am Knopf siehst du es: dort heisst es dann „ab 14:45 · MI". Den Filter musst du dafür nicht umstellen.

⚠️ Ab etwa sechs Spalten wird es eng. Es funktioniert weiter — tippen, ziehen, eintragen —, aber der Titel im Block ist dann nur noch zu erraten. Wer regelmässig so viele Leute an einem Tag hat, stellt den Personen-Chip auf eine Person um; dann ist es wieder deren Tag allein.

Nach links oder rechts wischen blättert einen Tag weiter oder zurück. Schliesst du danach, bleibt der Kalender auf dem Tag stehen, den du zuletzt angesehen hast.

Eine freie Strecke antippen setzt eine Marke auf die Viertelstunde, die du getroffen hast. Der ＋-Knopf heisst dann „ab 08:45" und legt eine Aufgabe mit genau dieser Uhrzeit an — im vollen Formular.

Die gewählte Strecke färbt sich, und oben erscheint ein Feld mit der Zeit. Dieselbe Stelle nochmal antippen hebt die Wahl auf — oder das ✕ am Feld. Der Streifen sagt es auch selbst: nicht gewählt steht dort „antippen", gewählt „nochmal tippen hebt auf". Tippst du eine andere Stelle derselben Strecke an, wandert die Marke dorthin.

Tippst du einen Termin an, öffnet sich die Aufgabe. Der Zurück-Pfeil bringt dich wieder in die Tagesansicht, auf denselben Tag — nicht in den Monatskalender.

Einen Termin verschieben: lange auf den Block drücken. Er hebt sich sichtbar ab, dann ziehst du ihn nach oben oder unten; er rastet auf Viertelstunden ein und zeigt dabei die neue Zeit. Loslassen speichert.

Warum erst lange drücken? Das Raster scrollt senkrecht, und Verschieben ist ebenfalls senkrecht. Ohne diese Trennung würdest du beim Blättern ständig einen Termin erwischen.

Sobald du etwas verschoben hast, erscheint unten links „Zurück auf HH:MM". Er nimmt den letzten Zug zurück und nennt dabei die Zeit, auf die er zurückführt. Hast du mehrere verschoben, steht die Zahl daneben — jeder Tipp geht einen Schritt zurück. Schliesst du die Tagesansicht, ist die Reihe abgeschlossen.

Belegte Zeiten

Zwei Termine zur selben Zeit lässt die App nicht zu. Das gilt an drei Stellen gleich: beim Anlegen im Formular, beim Verschieben aus dem Menü, und beim Ziehen in der Tagesansicht.

Läuft es zusammen, kommt ein Hinweis: wer die Zeit belegt, bis wann, und ab wann sie wieder frei ist. Dazu ein Knopf mit der nächsten Uhrzeit, an der es wirklich passt — er springt so lange weiter, bis dein Aufwand Platz hat. Steht die Aufgabe auf 10:00 mit zwei Stunden Aufwand und ab 11:30 ist schon etwas, dann wird nicht 10:00 vorgeschlagen, sondern erst die Zeit nach dem Block.

Die Regel in einem Satz: nur Aufwand sperrt Aufwand.

• Eine Aufgabe mit Aufwand belegt die Zeit von ihrem Termin bis zum Ende ihres Aufwands. Sie hält andere auf, und andere halten sie auf.
• Eine Aufgabe ohne Aufwandsangabe ist nur ein Zeitpunkt. Sie wird als Überschneidung gemeldet, aber sie hält niemanden auf und niemand hält sie auf. Eine Notiz ohne Aufwand darf überall stehen.
• Berühren ist keine Überschneidung. Endet eine Aufgabe um 15:30, ist 15:30 wieder frei.
• Geprüft wird je Person. Zwei Leute dürfen gleichzeitig arbeiten. Aufgaben, die niemandem zugewiesen sind, werden eigens genannt.

Die Mittagspause

Am Mittag wird nicht gearbeitet, und die App rechnet seit 3.28 damit. Einstellungen → Mittagspause, ab Werk 12:00 bis 13:00. Beide Zeiten kannst du selbst wählen, in halben Stunden zwischen 11:00 und 14:00, und du kannst die Pause ganz ausschalten.

Drei Dinge ändern sich damit:

• Der Aufwand wird unterbrochen. Zwei Stunden Arbeit, fällig um 13:00, beginnen um 10:00 und nicht um 11:00. Deine Arbeit wird nicht kürzer, der Kalender wird länger.
• Ein Vorschlag landet nie in der Pause. Ziehst du einen Block auf eine belegte Zeit, bekommst du die nächste freie Zeit nach dem Mittag angeboten, nicht mitten hinein.
• Die Tagesansicht zeigt einen ruhigen Streifen über die Pause und teilt die freien Strecken daran. Statt „frei · 11 h" steht dort „frei · 5 h" davor und „frei · 5 h" danach.
• Eine Aufgabe, die über den Mittag läuft, wird aufgeschnitten. Fünf Stunden ab 08:00 enden um 14:00, und der Block hat bei 12:00 eine sichtbare Lücke, du siehst also, wo die Arbeit aussetzt und wo sie weitergeht.

Von Hand eintragen bleibt erlaubt. Die Pause sperrt nichts. Legst du selbst einen Termin auf 12:15, bekommst du ihn auf 12:15. Sie wirkt nur darauf, was die App von sich aus vorschlägt.

⚠️ Nach dem Update sehen manche Balken anders aus. Die Pause ist ab Werk eingeschaltet, und sie verschiebt, wo Arbeit im Gantt und in der Tagesansicht liegt. An deinen Aufgaben ändert sich dabei nichts, nur daran, wie der Tag gezeichnet wird. Wer das nicht will, schaltet die Pause aus.

Was das Gantt anzeigt

Oben schaltest du zwischen Projekte und Kategorien um. Darunter stehen die Einträge zur Auswahl, ganz vorne Alle.

Alle ist die Vorauswahl. Was es zeigt, hängt vom Modus ab:

• Projekte → Alle: alle Aufgaben, die einem Projekt zugeordnet sind. Aufgaben ohne Projekt erscheinen hier nicht, es ist eine Projektübersicht.
• Kategorien → Alle: alle Aufgaben. Jede Aufgabe hat eine Kategorie, es fällt also keine heraus.

Die beiden Gesamtzahlen können sich deshalb unterscheiden. Tippst du einen einzelnen Eintrag an, siehst du nur dessen Aufgaben; ein Tipp auf Alle bringt dich zurück.

Rechts neben dem Umschalter sitzen zwei Schalter:

• Aufwand: zeigt unter jedem Balken einen schmalen grauen Streifen und rechts neben dem Titel die Zahl, z. B. „48 h". Hast du ein Startdatum gesetzt, siehst du damit, wie viel deines Fensters tatsächlich Arbeitszeit ist. Ohne Startdatum liegt der Streifen genau auf dem Balken, dann ist der ganze Balken die Arbeitszeit.

Der Streifen ist stundengenau: 2 Stunden bei 8 Stunden Tageskapazität sind ein Viertel Tag, nicht ein ganzer. Er endet immer am Termin.

Bei längeren Aufgaben ist er trotzdem breiter, als die Zahl vermuten lässt, er zeigt die Kalenderspanne. 48 Stunden sind sechs Arbeitstage, und die verteilen sich über acht Kalendertage, wenn ein Wochenende dazwischenliegt. Wie viele Tage pro Woche zählen, stellst du unter Arbeitstage pro Woche ein.

• Erledigte: blendet abgehakte Aufgaben aus; die Zeitachse passt sich mit an.

Schaltest du Aufwand ab, werden die Zeilen zugleich flacher, dann passen deutlich mehr Aufgaben auf den Bildschirm.

Beide Einstellungen bleiben erhalten, bis du sie wieder umlegst.

Darunter steht Zeitraum mit vier Stufen: Alle, 2 Wochen, 1 Monat, 3 Monate. Damit legst du fest, wie weit die Zeitachse nach vorne reicht. Eine einzige Aufgabe mit einem Termin in acht Monaten zieht die Achse sonst auf acht Monate auf, und die Arbeit der nächsten Woche wird zum Streifen ganz links.

• Überfällige Aufgaben bleiben immer sichtbar, egal welchen Zeitraum du wählst. Der Zeitraum begrenzt nur nach vorne.
• Eine Aufgabe, die schon läuft und erst nach dem Zeitraum endet, verschwindet nicht. Ihr Balken hört am Rand auf und trägt dort ein ». Unten in der Legende steht, was das heisst.

Auch diese Wahl bleibt erhalten. Auf dem Ausdruck steht sie mit dabei, damit niemand das Blatt für den ganzen Bestand hält.

Ein Balken deckt seinen Termintag mit ab: „bis 31.07." reicht bis zum Ende des 31. Hast du eine Uhrzeit gesetzt, endet er genau dort, bei 12:00 in der Mitte der Tagesspalte.

Den Gantt verschicken

Oben rechts im Gantt sitzt ein Teilen-Symbol ⤴. Ein Tipp, und die App macht aus dem aktuellen Stand ein PDF und öffnet das Teilen-Blatt. WhatsApp, Mail, Drive, was du installiert hast.

Auf dem Blatt steht:

Es geht genau das raus, was du gerade siehst. Blendest du erledigte Aufgaben aus, fehlen sie auch auf dem Blatt, und im Kopf steht dann „Erledigte ausgeblendet", damit der Empfänger es weiss.

Das Blatt ist immer hell, auch wenn du die App dunkel benutzt. Es soll sich drucken lassen und auf fremden Geräten lesbar sein.

Bei einem langen Zeitraum werden die Tagesspalten schmaler, damit alles auf die Seite passt; sehr weit gefasste Zeiträume verlieren die Tagesziffern und behalten nur die Monatsnamen. Die Zahlen im Textteil bleiben immer exakt.

Wo ein Balken im Gantt anfängt

Die Länge eines Balkens sagt: so viel Arbeit steckt drin. Woher der Anfang kommt, entscheidet sich in drei Stufen:

1. Du hast ein Startdatum gesetzt → der Balken beginnt dort. Deine Angabe gilt immer.

> Der Aufwand wird davon nicht berührt: er wird immer vom Termin > rückwärts gerechnet. Das Startdatum bestimmt, wo der Balken anfängt, > nicht, wo die Arbeit liegt. Genau so rechnen auch die Auslastung und die > Tageszeile im Formular.

1. Kein Startdatum, aber ein geschätzter Aufwand → die App rechnet vom Termin zurück. Bei 5 Stunden und 8 Stunden Tageskapazität ist das ein Tag, bei 40 Stunden eine Arbeitswoche. Der Balken zeigt dir damit, wann du spätestens anfangen musst, um den Termin zu halten. Wochenenden werden übersprungen, dafür ist die Einstellung Arbeitstage pro Woche da.
2. Weder noch → ein kurzer Marker direkt am Fälligkeitstag. Die App erfindet keine Dauer, die du nie angegeben hast.

Gerechnet wird mit der Kapazität des passenden Zeitkontos: Kategorien, die du als privat markiert hast, mit der privaten, alle anderen mit der Arbeitskapazität.

Bis Version 2.3.0 begann ein Balken ohne Startdatum am Erstelltag. Eine vor Monaten angelegte Aufgabe zog die Zeitachse dadurch weit in die Vergangenheit, und die Balkenlänge bedeutete zweierlei, mal Arbeitsdauer, mal Liegezeit. Das ist behoben.

„Termin um" oder „Fällig bis"

Eine Uhrzeit kann zweierlei heissen:

Die beiden Knöpfe stehen direkt unter der Uhrzeit. Darunter siehst du sofort, was daraus folgt — bei einer Aufgabe um 17:00 mit 5 Stunden Aufwand:

Die Vorgabe ist „Termin um". Sie gilt für alle Aufgaben, die schon da sind — an ihnen ändert sich nichts.

Warum das zählt. Die Tagesansicht zeichnet den Block dorthin, die Zeitensperre bewacht genau diesen Abschnitt des Tages, und der Gantt-Balken endet dort, wo die Arbeit fertig ist. Vorher hat die App das je Ansicht verschieden ausgelegt — der Kalender zeigte eine Aufgabe am Samstag, der Gantt begann am Freitag.

⚠️ Ohne Aufwand macht es keinen Unterschied. Ein Zeitpunkt ohne Dauer ist in beiden Lesarten derselbe Zeitpunkt.

⚠️ Am Tagesrand wird geklemmt. „Fällig bis 02:00" mit 5 Stunden Aufwand begänne rechnerisch am Vortag um 21:00. Die Tagesansicht zeigt den Beginn stattdessen auf 00:00 — der Tag ist dann von früh an belegt.

Wartezeit statt Arbeit — „Tage vor dem Termin"

Manche Schritte dauern, ohne dass jemand daran arbeitet: der externe Beschichter, die Trocknungszeit, die Lieferfrist. Sie brauchen Platz im Plan, aber keine Stunden.

Dafür hat das Startdatum einen zweiten Modus. Über dem Feld stehen zwei Knöpfe:

Trägst du dort 7 ein und der Termin ist Freitag, beginnt der Balken am Freitag davor. Darunter steht sofort, was herauskommt: „Beginn: Fr., 18. September · wandert mit dem Termin mit".

Der Unterschied ist das Mitwandern. Verschiebst du den Termin, rechnet die App den Beginn neu. Bei einem festen Datum müsstest du es selbst nachziehen.

Wofür das gedacht ist. Eine Fertigungskette: Konstruktion, Bestellungen, Material, Schweisserei, Verzinkerei extern, Endmontage, Auslieferung. Gib jeder Aufgabe denselben Endtermin und ihre eigene Spanne — 45, 35, 28, 21, 14, 5, 1 Tage. Verschiebt sich die Auslieferung um zwei Wochen, wandern alle sieben mit.

⚠️ Lass den Aufwand leer, wenn wirklich niemand arbeitet. Dann zeigt der Gantt die Spanne als Balken, und die Tages- und Wochenauslastung bleibt unberührt — die Verzinkerei kostet dich keine Arbeitsstunde.

⚠️ Eine Spanne braucht einen Termin. Ohne ihn gibt es keinen Punkt, von dem aus gerechnet wird; das Formular sagt es beim Speichern.

In der geöffneten Aufgabe steht unter dem Startdatum, woher es kommt: „7 Tage vor dem Termin — wandert mit".

Wenn die Zeit nicht mehr reicht

Vor dem Aufgabentitel erscheint ein Warnzeichen, und der Balken bekommt einen roten Rahmen. Das bedeutet eines von zwei Dingen:

• Der aus dem Aufwand zurückgerechnete Anfang liegt bereits in der Vergangenheit. Du hättest schon anfangen müssen.
• Du hast ein Startdatum gesetzt, aber zwischen Start und Termin liegen weniger Arbeitstage, als der geschätzte Aufwand braucht.

Erledigte Aufgaben werden nie angemahnt.

Die Zeitachse reicht höchstens 14 Tage in die Vergangenheit. Beginnt ein Balken früher, sitzt er am linken Rand und trägt ein «, er geht also noch weiter zurück, als du siehst. Ohne diese Grenze könnte eine einzige Aufgabe mit hoher Schätzung die ganze Ansicht auf Monate aufziehen.

Dashboard

Oben vier Karten: Dringend (überfällig und heute), Diese Woche, Nächste Woche und Gesamt.

Die ersten drei zählen anders als die vierte. Sie enthalten auch künftige Wiederholungstermine, die mit 🔄 gekennzeichneten, die noch nicht in deiner Liste stehen. Gesamt zählt nur, was wirklich angelegt ist. Deshalb kann die Summe der ersten drei grösser sein als „Gesamt"; der Satz unter den Karten sagt es auch dort.

Darunter ein Umschalter mit zwei Ansichten, es ist immer nur eine zu sehen, nicht beide untereinander.

Zeitstrahl, nach Dringlichkeit gruppiert:

Eisenhower mit vier Feldern:

Was als „wichtig" gilt, ergibt sich aus der Priorität der Aufgabe.

Welche der beiden vorne steht, kannst du einstellen, unter Einstellungen → Dashboard-Ansicht. Ab Werk ist es der Zeitstrahl.

Die Wahl greift, sobald du das Dashboard wieder öffnest; auf den nächsten App-Start musst du nicht warten. Schaltest du im Dashboard von Hand um, bleibt deine Wahl bis zum nächsten Start stehen, die Einstellung drängt sich nicht dazwischen.

Und die Startseite? Das ist etwas anderes: sie bestimmt, welcher der fünf Tabs beim Öffnen der App vorne steht (Einstellungen → Startseite). Sie wirkt erst beim nächsten Start.

Aufgaben mit 🔄 im Titel sind Vorschauen. Sie zeigen künftige Termine einer Wiederholung und stehen noch nicht in deiner Liste. Tippst du eine an, landest du bei der echten Aufgabe.

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Aufgaben

Neu anlegen

Im Tab Aufgaben unten rechts auf +. Pflicht ist nur der Titel.

Speichern mit dem Haken oben rechts.

Die drei Wege zum geschätzten Aufwand

Neu in 3.11. Wer noch 3.10 hat, findet den Aufwand als ein Feld mit einem Umschalter zwischen Minuten, Stunden und Tagen.

Alle drei schreiben dieselbe Zahl. Nimm den, der zur Aufgabe passt.

Darüber liegt die Schnellwahl: ein Tipp auf „30 min“ oder „2 h“ setzt den Wert sofort. Nochmal tippen hebt ihn wieder auf.

Unter den Feldern steht immer, was dabei herauskommt: = 2:30 h. Das ist die Zahl, mit der die App rechnet.

Die Endzeit erscheint nur, wenn du eine Uhrzeit gesetzt hast. Ohne Beginn gibt es kein Ende. Nimmst du die Uhrzeit später wieder weg, schaltet die Eingabe von selbst auf Stunden und Minuten zurück; der errechnete Aufwand bleibt stehen.

Über Mitternacht wird mitgerechnet. Von 23:00 bis 01:00 sind zwei Stunden. Steht dort eine unerwartet grosse Zahl, hast du dich vertippt — die Anzeige darunter sagt es dir sofort.

Die Endzeit wird nicht gespeichert. Sie ist ein Rechenweg, kein eigenes Feld: aus Aufwand und Uhrzeit lässt sie sich jederzeit zurückrechnen.

Bei einer neuen Aufgabe muss die Deadline heute oder später liegen. Beim Bearbeiten einer bestehenden geht auch ein Datum in der Vergangenheit.

Schnell anlegen

Über dem grossen ➕ sitzt ein kleiner runder Knopf mit einem Blitz ⚡. Antippen, Titel eintippen, fertig.

Wo du sie findest:

Bis Version 2.6.0 gab es nur das lange Drücken, und nichts wies darauf hin, die Funktion hat praktisch niemand gefunden.

Was die Schnellerfassung einträgt

Sie fragt nur nach dem Titel. Alles andere kommt aus Einstellungen → Schnellerfassung:

Die Zeile unter dem Eingabefeld zeigt immer die aktuellen Werte. Du siehst also vor dem Erstellen, was du bekommst.

Wählst du eine Kategorie, die du später löschst, fällt die Vorgabe auf Allgemein zurück. Sonst bekämen neue Aufgaben eine Kategorie, die in keinem Filter mehr auftaucht.

Statt tippen: eine Sprachnotiz aufzeichnen

Unter dem Eingabefeld sitzt 🎙️ Sprachaufzeichnung starten. Sie ist der schnellste Weg, wenn du unterwegs bist oder die Hände nicht frei hast, und sie hat ein eigenes Kapitel: Sprachnotiz statt tippen.

Für alles Weitere. Uhrzeit, Projekt, Teilschritte, weitere Anhänge, öffne die Aufgabe danach ganz normal.

Das Fenster schliesst, sobald die Aufgabe gespeichert ist. Die Erinnerungen richtet die App danach im Hintergrund ein, darauf musst du nicht warten.

Geht etwas schief, steht der Grund im Fenster und es bleibt offen; dein Titel geht dann nicht verloren.

Bearbeiten, abhaken, löschen

Die App zeigt dir, wo es weitergeht

Ein langer Druck und ein Ziehen hinterlassen keine Spur auf dem Bildschirm. Wer nicht zufällig darauf kommt, findet sie nie. Deshalb steht seit Version 3.24 an zwei Stellen ein Hinweis:

Beide haben rechts ein ×. Tippst du es an, ist der Hinweis weg und bleibt weg, auch nach einem Neustart. Er kommt nicht wieder; er ist für das erste Mal gedacht, nicht als Dauergast.

Der Hinweis über der Liste verschwindet ausserdem von selbst, solange du mehrere Aufgaben auswählst, und er steht nicht da, wenn die Liste leer ist.

Mehrere Aufgaben auf einmal

Drück in der Liste lange auf eine Aufgabe und wähl „Mehrere auswählen". Danach tippst du an, was du meinst; oben steht, wie viele es sind. Unten erscheinen vier Knöpfe: Datum wählen…, Projekt, Kategorie und Löschen.

• Datum wählen… öffnet die Tagesansicht. Du steuerst einen Tag an und tippst auf „Auf diesen Tag" — jede Aufgabe behält ihre eigene Uhrzeit. Was dort nicht hinpasst, bleibt liegen und wird dir gesagt.
• Projekt legt alle Ausgewählten in ein Projekt. „Kein Projekt" nimmt sie wieder heraus.
• Kategorie setzt eine Kategorie für alle. Zur Wahl stehen die aus den Einstellungen, nicht nur die gerade benutzten.

Alle oben rechts nimmt das, was gerade in der Liste steht. Hast du vorher nach „Überfällig" gefiltert oder etwas gesucht, gilt das auch hier: du greifst nie in Aufgaben, die du gar nicht siehst.

Nur das Löschen fragt nach, und es legt die Aufgaben in den Papierkorb. Die anderen drei lassen sich genauso wieder ändern. Solange du auswählst, ist das Wischen abgeschaltet und der Plus-Knopf ausgeblendet; das Kreuz oben links beendet die Auswahl.

Erledigt, Morgen und 1 Woche standen hier bis Version 3.24. Sie sind heraus: Abhaken geht mit einem Wisch, und feste Fristen sind die schlechtere Art zu verschieben, seit die App prüft, ob am Zieltag überhaupt Platz ist.

Den Termin schnell verschieben

Seit Version 3.24 musst du eine Aufgabe nicht mehr öffnen, um sie zu vertagen. Drück in der Liste lange darauf. Oben im Menü steht, wann die Aufgabe fällig ist — „Termin: Fr., 11. September 2026, 13:15" —, und darunter zwei Einträge:

• Termin auf morgen setzt den Termin auf morgen. Das gilt auch, wenn er bisher weiter weg lag: „morgen" heisst morgen.
• Termin auf anderes Datum… öffnet die Tagesansicht des Zieltages. Dort siehst du, was schon ansteht und wo Platz ist, blätterst mit einem Wisch von Tag zu Tag und tippst unten auf „Auf diesen Tag".

Ist die Zeit am Zieltag belegt, wird nicht verschoben. Es kommt ein Hinweis, wer sie belegt und ab wann sie wieder frei ist, und dazu zwei Auswege: die Uhrzeit auf die nächste freie legen, oder einen anderen Tag wählen.

Die Erinnerungen ziehen mit, auch der laute Wecker. Ein Zeitaufschub, den du der Aufgabe vorher gegeben hattest, fällt dabei weg: der neue Termin gilt so, wie er dasteht.

„Eine Woche später" gab es bis Version 3.24 auch. Es ist heraus — ein Datum zu wählen ist derselbe Handgriff, nur siehst du dabei, ob der Tag überhaupt Platz hat.

Beim Abhaken werden alle Erinnerungen dieser Aufgabe storniert. Nimmst du den Haken wieder weg, werden sie neu geplant.

Nach „Als erledigt markieren" bringt dich die App dorthin zurück, wo du hergekommen bist — Dashboard, Aufgaben oder Kalender. Beim Zurücknehmen bleibt sie stehen: dann willst du die Aufgabe ja gerade wieder anfassen.

Was die kleinen Abzeichen an einer Aufgabe bedeuten

Unter dem Titel steht eine Reihe kleiner Symbole. Sie sagen auf einen Blick, was an der Aufgabe hängt, ohne dass du sie öffnen musst:

Das farbige Abzeichen mit der Restzeit („Noch 3 Tage", „Heute fällig!") rechnet in Tagen. Hat die Aufgabe eine Uhrzeit und die ist heute schon durch, steht dort „Überfällig!" in Rot, seit Version 3.22. Ohne Uhrzeit gilt der Termin bis Tagesende, dann bleibt es bei „Heute fällig!".

Das Ortssymbol sagt, dass ein Ort gespeichert ist. nIcht, dass die Erinnerung beim Ankommen gerade scharf ist. Ob Android sie überwacht, hängt an der Freigabe „Immer zulassen" und steht in den Einstellungen unter Standort-Erinnerungen. Wäre es an beiden Orten beantwortet, liefen die zwei Angaben irgendwann auseinander.

Notizen — dafür ist das Beschreibungsfeld da

Es gibt kein eigenes Notizfeld, und das ist Absicht: Beschreibung / Notizen ist beides. Alles, was du dort hineinschreibst. Details, Gesprächsnotizen, Zwischenstände —, wird überall mitgenommen:

• beim Weiterleiten einer Aufgabe an jemand anderen,
• beim Kopieren in eine neue Aufgabe,
• im vollständigen Backup,
• und beim Eintragen in den Kalender: dort landet der Text als Notiz des Termins. Du siehst ihn also auch auf anderen Geräten und ohne die App.

Das Feld fasst 500 Zeichen.

Bis Version 2.5.0 hiess es nur „Beschreibung". Dass Notizen dort hineingehören und im Kalendertermin auftauchen, war nicht erkennbar, die Beschriftung sagt es jetzt.

In den Kalender eintragen

In der Aufgabe auf „Zum Kalender hinzufügen". Hast du mehrere Kalender, fragt die App, welcher es sein soll.

Der Termin bekommt Titel und Zeit der Aufgabe, als Notiz den Text aus Beschreibung / Notizen, und den Standort, falls du der Aufgabe einen zugeordnet hast. Die meisten Kalender-Apps machen daraus einen Link zur Karte.

Hat der Standort keine Adresse, gehen die Koordinaten mit; damit kommen Karten-Apps ebenfalls zurecht.

Die Erinnerung des Kalendertermins folgt deiner Vorlaufzeit, dem Wert aus Erinnerung vor dem Termin, oder dem, den du bei dieser einen Aufgabe gesetzt hast. Steht sie auf „Pünktlich", erinnert der Kalender zum Termin.

Es ist eine Erinnerung, nicht mehr. Deadlinetool erinnert ja ohnehin selbst; alles Weitere wäre doppelt. Bis Version 2.5.2 standen dort zwei feste Voralarme (60 und 30 Minuten vorher), die deine Einstellung ignorierten.

Der Eintrag ist eine Kopie, keine Verbindung. Änderst du die Aufgabe später, bleibt der Kalendertermin, wie er war.

Der Weg in die andere Richtung, Termine aus dem Kalender als Aufgaben holen, hat ein eigenes Kapitel: Termine aus dem Kalender übernehmen.

Teilschritte

Öffne eine Aufgabe und trage unter Teilschritte einzelne Punkte ein. Der Fortschrittsbalken auf der Aufgabenkarte füllt sich, sobald du sie abhakst.

Woran du siehst, dass eine Aufgabe Teilschritte hat: an dem Kästchen mit der Zahl, ☑ 3/5 heisst „drei von fünf erledigt". Sind alle erledigt, wird es grün. Das Abzeichen steht in der Aufgabenliste, im Dashboard und in der aufgeklappten Projektliste.

Die Zahl ist wichtiger als sie aussieht: hast du noch keinen Teilschritt abgehakt, ist der Fortschrittsbalken leer, das sähe sonst aus, als gäbe es gar keine.

Seit Version 2.5.2 steht das Abzeichen auch im Homescreen-Widget, in der zweiten Zeile jeder Aufgabe.

Wo Teilschritte nicht erscheinen: im Gantt-Diagramm und in der Statistik. Der Gantt-Balken zeigt nur den Fortschritt, den du von Hand eingestellt hast; für die Statistik ist eine Aufgabe entweder erledigt oder nicht, ein Tag, an dem du acht Teilschritte abhakst aber keine ganze Aufgabe fertig wird, erscheint dort als leerer Tag.

Passt der Aufwand in einen Tag?

Trägst du bei einer Aufgabe einen Aufwand ein, prüft die App, ob er in einen Tag des passenden Zeitkontos passt, 8 h Arbeit oder 4 h Privat, je nach deiner Einstellung.

Passt er nicht, steht es in der Aufgabe unter dem Aufwand:

Mehr als ein Privat-Tag (3 h), 2 Tage. Beginn spätestens Do, 06.08.

In der Liste erkennst du es am Aufwand-Abzeichen:

Braun heisst immer „Privat". Deshalb wird die Warnung rot und nicht gelb, sonst sähe eine überplante Arbeitsaufgabe wie eine private aus. Die beiden roten Fälle unterscheidest du am Symbol.

Warum ist ein Tag rot, an dem nichts fällig ist?

Weil Arbeit von später dorthin vorgezogen wurde. Tippst du den Tag an, steht es unter den fälligen Aufgaben:

Arbeit für spätere Termine ↩ Aufgabe 4 · 4 h · Termin Mo., 10. Aug. 2026

Und wenn der Termin schon vorbei ist, steht sie im Block darunter:

Nachgeholt. Termin war früher ⚠ Aufgabe 2 · 2 h · Termin war Mo., 20. Juli 2026

Damit ist jede Stunde des Tages erklärt: entweder heute fällig, von später vorgezogen oder von früher nachgeholt.

Der Termintag selbst bleibt dabei in seiner Kontofarbe, solange er nur voll ist. „voll" und „zu viel" sollen nicht gleich aussehen. Rot steht da, wo die Arbeit tatsächlich liegt.

Das rote ⚠ im Monatsraster heisst: an diesem Tag wird mehr fällig, als in einen Tag passt. Tippst du ihn an, steht darunter, wie viel zu viel ist und was du tun kannst. Überstunden oder eine Aufgabe verschieben.

„fällig 10 h" in der Tageszeile heisst: so viel wird an diesem Tag fällig, mehr, als hineinpasst. Der Rest wurde vorgezogen. Jetzt können Sie entscheiden: Überstunden, oder eine der Aufgaben verschieben.

Wann ist ein Tag im Kalender rot? Nur noch heute. Überall sonst weicht die App aus, solange Platz davor ist, ein künftiger Tag kann deshalb nicht überbucht sein. Ist er ganz gefüllt, wird seine Spur dicker: „hier ist nichts mehr frei, aber es geht sich aus."

Der graue Streifen unter dem Balken zeigt die Tage, an denen wirklich gearbeitet werden muss, ein Block je Tag, so breit, wie der Tag belegt ist. Fehlt zwischen zwei Blöcken einer, ist dieser Tag von einer anderen Aufgabe besetzt.

Die App weicht auf freie Tage aus. Ist der Vortag schon von einer anderen Aufgabe belegt, rutscht die Arbeit auf den Arbeitstag davor, und so weiter, bis sie Platz hat. Wer früher fällig ist, bekommt den knappen Platz zuerst, und eine Aufgabe wird an ihrem eigenen Termintag nie verdrängt.

Nur nach hinten geht es nicht. Was vor heute liegen müsste, staut sich auf heute, auch über deine Kapazität hinaus, dann steht dort „3 h zu viel". Das heisst nicht, dass die App falsch rechnet: es heisst, dass die Arbeit früher hätte anfangen müssen. Welche Aufgabe sie mitbringt, steht im Block „Nachgeholt. Termin war früher" unter der Tagesliste.

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„Beginn spätestens" ist nicht dein Startdatum. Es ist der Tag, an dem du anfangen musst, um den Termin zu halten, vom Termin zurückgerechnet, Wochenenden übersprungen. Liegt er vor deinem Startdatum, hast du dir zu wenig Zeit eingeplant.

4 h bei 3 h Kapazität sind übrigens machbar: 3 h am Termintag, 1 h am Vortag. Die App verteilt das von selbst, sie sagt dir nur, dass du den Vortag mit einplanen musst. Im Gantt siehst du dasselbe als Balken über zwei Tage.

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Erst zum Termin erinnern

Für einen festen Termin sind die Vorwarnungen oft nur Lärm: dass die Spielgruppe am 24. ist, musst du nicht einen Monat vorher wissen. Du musst am 24. daran denken.

Dafür gibt es im Formular den Schalter Erst zum Termin erinnern, gleich über Ohne Erinnerungen. Ist er an, fallen die fünf Vorwarnungen weg, 1 Monat, 2 Wochen, 1 Woche, 3 Tage und 1 Tag vorher. Übrig bleibt die Erinnerung zum Termin selbst, und die kommt genau dann, wie du es unter Erinnerung vor dem Termin eingestellt hast: bei 14:00 und 30 Minuten Vorlauf also um 13:30.

Das tägliche Nachfassen bleibt. Verpasst du den Termin, meldet sich die Aufgabe weiter, bis sie erledigt ist. Genau deshalb heisst der Schalter „erst zum Termin" und nicht „nur am Termin".

Bei einer bestehenden Aufgabe steht derselbe Schalter in der Aufgabe selbst, über Nur am Termintag. Umlegen wirkt sofort, die schon gestellten Vorwarnungen werden dabei abgeräumt.

Nicht zu verwechseln mit Nur am Termintag. Das eine sind die Erinnerungen, das andere ist die Planung: Nur am Termintag hält den Aufwand an diesem Tag fest, statt ihn auf die Tage davor zu verteilen. Die beiden haben nichts miteinander zu tun und lassen sich einzeln setzen.

Nebenbei: eine Aufgabe mit diesem Schalter belegt statt bis zu sechs nur noch einen der 500 Erinnerungs-Plätze.

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Ohne Erinnerungen — nur der Termin

Manchmal willst du ein Datum festhalten, ohne dass etwas klingelt. Im Formular gibt es dafür den Schalter Ohne Erinnerungen, gleich über der Tonwahl.

Dann wird nichts geplant, auch kein täglicher Nachfass, wenn die Aufgabe überfällig wird. Der Termin selbst bleibt vollständig erhalten: Countdown, Farbe, Gantt-Balken, Auslastung, Kalender. Nur das Melden fällt weg.

Bei einer bestehenden Aufgabe geht es auch über Erinnerungen stummschalten in der Aufgabe selbst, dasselbe Ergebnis.

Nebenbei: eine Aufgabe ohne Erinnerungen belegt keinen der 500 Erinnerungs-Plätze. Bei sehr vielen Terminen ist das der wirksamste Hebel.

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Zeitaufschub

Reicht die Zeit nicht, öffne die Aufgabe und tippe auf „Zeitaufschub hinzufügen". Du gibst eine Anzahl Tage an; die Deadline verschiebt sich, das ursprüngliche Datum bleibt aber sichtbar.

Das ist auch der offizielle Weg, eine überfällige Aufgabe zum Schweigen zu bringen, siehe Erinnerungen.

Habe ich an einem bestimmten Tag schon etwas?

Zwei Stellen beantworten das, je nachdem wo du gerade bist.

Beim Anlegen oder Bearbeiten: Sobald ein Datum gewählt ist, steht direkt darunter, was an diesem Tag sonst noch ansteht, etwa:

An diesem Tag: 2 Aufgaben · Arbeit 5 h/8 h (3 h frei) · Privat 4 h/4 h (voll)

Ist der Tag frei, sagt die Zeile das auch.

So liest sich das: 5 h/8 h heisst „5 von 8 Stunden sind verplant", (3 h frei) heisst „so viel passt noch hinein". Genau die zweite Zahl brauchst du, wenn du gerade überlegst, ob dein neuer Aufwand an diesem Tag noch Platz hat.

Die Farben sind dieselben wie in der Statistik: Arbeit violett, Privat braun, und rot, sobald ein Konto überbucht ist. Das Symbol ganz links zeigt den Zustand des ganzen Tages.

Dieselbe Farbe trägt auch das Aufwand-Abzeichen (⌛) auf jeder Aufgabenkarte in der Liste, so siehst du auf einen Blick, gegen welche Kapazität die Stunden laufen.

Beide Konten stehen immer da, auch das leere. Die beiden sind unabhängig: ein Tag kann privat ausgebucht sein, während dienstlich noch fünf Stunden frei sind. Privates lässt sich nicht aus dem Arbeitskonto bezahlen. Und welches Konto deine neue Aufgabe trifft, hängt an der Kategorie, die du womöglich gleich noch änderst.

Statt der freien Stunden steht (voll), wenn das Konto genau aufgebraucht ist, und (2 h zu viel), wenn schon mehr eingeplant ist, als der Tag trägt. Die Zeile färbt sich mit: grün wenn nichts ansteht, grau wenn noch Platz ist, gelb bei einem vollen Konto, rot bei Überbuchung.

„1 Aufgabe ohne Aufwand" am Ende heisst: für diese Aufgabe ist keine Zeit hinterlegt. Die freien Stunden sind dann eine Obergrenze, es könnte also weniger Platz sein, als dasteht.

„2 h liegt davor" erscheint, wenn der Aufwand nicht in den Tag passt. Trägst du eine Aufgabe mit 12 Stunden ein und dein Arbeitskonto fasst 9, dann liegen 9 Stunden am Termintag und 3 am Arbeitstag davor. Ohne diesen Zusatz sähe es aus, als hätte die App falsch gerechnet.

„Kein Termin · Arbeit 3 h/9 h (6 h frei)" siehst du an genau diesem Vortag: Dort ist nichts fällig, es liegt aber schon Arbeit von einem späteren Termin. Der Tag ist also nicht frei, auch wenn im Kalender nichts steht.

Grosse Aufgaben belasten auch die Vortage. Braucht etwas 12 Stunden und dein Arbeitstag fasst 8, dann stehen am Termintag 8 Stunden und am Arbeitstag davor 4, die App rechnet vom Termin rückwärts und überspringt dabei Wochenenden. Es ist dieselbe Rechnung, die der Gantt-Balken zeichnet.

Die Anzahl der Aufgaben zählt weiterhin nur am Fälligkeitstag. Sonst würde eine über drei Tage verteilte Aufgabe dreimal erscheinen.

Ein Startdatum spielt dabei keine Rolle. Es beschreibt einen Plan, die Tageskapazität ist eine Grenze, und die gewinnt. Trägst du 10 Stunden mit Termin und Startdatum am Freitag ein, stehen trotzdem 8 Stunden am Freitag und 2 am Donnerstag: dort muss die Arbeit stattfinden, sonst geht sie sich nicht aus.

Nur heute ist die Untergrenze. Was noch weiter zurück müsste, staut sich auf den heutigen Tag, dann siehst du dort mehr als deine Kapazität.

Ohne geschätzten Aufwand keine Stunden. Eine Aufgabe mit Datum, aber ohne Schätzung, zählt als Aufgabe mit, sie trägt aber keine Zeit bei. Das ist so gewollt: nicht jede Aufgabe ist Arbeit, die man einplanen muss. Die App erfindet keine Dauer, die du nie angegeben hast.

Beim Bearbeiten zählt die Aufgabe, die du gerade offen hast, nicht mit, sonst stünde dort immer mindestens „1 Aufgabe".

Zum Nachsehen: In der Aufgabenliste sitzt in der Filterreihe ganz vorne ein Datums-Chip. Antippen, Tag wählen, die Liste zeigt nur noch diesen Tag. Nochmal antippen hebt den Filter auf.

Der Datumsfilter lässt sich mit den anderen kombinieren: Datum und Kategorie, oder Datum und Projekt.

Wie die übrigen Filter wird er nicht gespeichert. Nach einem Neustart ist die Liste wieder vollständig, ein vergessener Filter, der Aufgaben versteckt, wäre die teuerste Art von Überraschung.

Wiederkehrende Aufgaben zählen nur mit ihrem nächsten Termin. Die Vorschauen im Dashboard (die mit 🔄) stehen noch nicht in der Liste und tauchen hier deshalb nicht auf.

Filtern und sortieren

Oben im Aufgaben-Tab: Alle, Erledigt, Überfällig. Über das Sortier-Symbol nach Deadline, Priorität, Alphabet oder Erstelldatum.

Darunter liegt eine zweite Reihe für Kategorie, Projekt oder Erstellt von. Das Symbol ganz vorne schaltet reihum zwischen den dreien um, daran siehst du auch, welche Sicht gerade aktiv ist:

• Aufgelistet werden nur Kategorien und Projekte, in denen es auch Aufgaben gibt.
• Ein zweiter Tipp auf denselben Eintrag hebt den Filter wieder auf, ebenso ein Tipp auf Alle.
• Die drei Filter wirken zusammen mit der Suche und der Statusleiste.

Der Zeitraum — wie weit nach vorne

In derselben Reihe sitzt ein Chip Zeitraum mit vier Stufen: Alle, 2 Wochen, 1 Monat, 3 Monate. Antippen öffnet die Auswahl, ein zweiter Tipp hebt sie wieder auf. Damit blendest du aus, was noch weit weg ist. Es sind dieselben Stufen wie im Gantt, und sie tun dasselbe.

• Überfällige Aufgaben bleiben immer sichtbar. Der Zeitraum begrenzt nur nach vorne.
• Aufgaben ohne Termin bleiben ebenfalls. Sie haben kein Datum, das hinter dem Zeitraum läge.

Wie die übrigen Filter wird auch er nicht gespeichert. Im Gantt ist das anders: den öffnest du gezielt, die Aufgabenliste ist dein Startbildschirm.

Auf dem Listen-Ausdruck steht der Zeitraum im Kopf, damit niemand das Blatt für den ganzen Bestand hält.

Alles auf einmal zurücksetzen

Sobald irgendein Filter gesetzt ist, erscheint rechts in der Leiste mit Alle / Überfällig / Erledigt ein rotes ✕ mit einer Zahl. Ein Tipp darauf stellt Kategorie, Projekt, Erstellt von und Datum wieder auf „Alle".

Die Zahl sagt, wie viele Filter gerade aktiv sind.

Er ist da, wenn du ihn brauchst, und sonst nicht. Weil er nur bei aktivem Filter erscheint, verrät er dir schon durch sein Dasein, dass etwas versteckt wird. Auch dann, wenn der Filter in einer Reihe steht, die du gerade nicht vor dir hast.

Suche und die Auswahl Alle / Überfällig / Erledigt bleiben stehen, die siehst du ohnehin.

Erstellt von — eigene und fremde Aufgaben

In dieser Reihe stehen:

Jede Aufgabe merkt sich die Benutzerkennung des Geräts, auf dem sie entstanden ist, und den Namen, den derjenige damals eingestellt hatte. Kommt eine Aufgabe über Backup hinzufügen oder als .dltask von jemand anderem, reisen beide mit, daran erkennt die App sie später wieder.

Unterschieden wird nach der Kennung, beschriftet nach dem Namen. Zwei Personen können denselben Namen tragen; die Kennung ist eindeutig. Hat jemand seinen Namen zwischendurch geändert, steht der Name am Chip, der auf den meisten seiner Aufgaben vorkommt.

Hat ein Absender keinen Namen eingestellt, steht die Kennung selbst da, A1B2-C3D4-E5F6. Unhandlich, aber immer noch besser als „Unbekannt": zwei namenlose Geräte wären sonst nicht auseinanderzuhalten.

Alte Aufgaben ohne Urheber zählen als deine. Alles, was du vor Version 2.3.0 angelegt hast, trägt noch keine Kennung.

Praktisch vor dem Aufräumen: erst Von aussen oder eine einzelne Quelle anschauen, dann in den Einstellungen unter Endgültig löschen entscheiden. Beides benutzt dieselbe Regel, was der Filter zeigt, ist genau das, was gelöscht würde.

Die Filter werden bewusst nicht gemerkt. Beim nächsten Öffnen ist die Liste wieder vollständig, sonst könntest du eine Aufgabe vermissen, weil noch ein Filter von gestern aktiv ist.

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🎙️ Sprachnotiz statt tippen

Der schnellste Weg, etwas festzuhalten: nicht tippen, sondern sprechen. Aus dem Auto heraus, mit vollen Händen, oder wenn drei Sätze schneller gesagt als geschrieben sind.

So geht es: den Blitz ⚡ antippen, und unter dem Eingabefeld sitzt 🎙️ Sprachaufzeichnung starten. Antippen, sprechen, nochmal antippen zum Stoppen. Die Aufnahme hängt danach als Anhang an der neuen Aufgabe, und die Dauer steht dabei.

Es entsteht kein Text. Die App schreibt nicht mit, was du sagst; sie zeichnet auf. Deshalb heisst der Knopf Sprachaufzeichnung und nicht Sprechen.

Tippen und Sprechen schliessen sich nicht aus, im Gegenteil, zusammen sind sie am besten: zwei Wörter als Titel, damit du die Aufgabe in der Liste wiedererkennst, und die Einzelheiten gesprochen.

Tippst du gar nichts, heisst die Aufgabe nach Datum und Uhrzeit, „Sprachnotiz 22.08. 14:03". Das Fenster sagt es dir, solange du es noch ändern kannst. Worum es geht, erfährst du dann erst beim Anhören.

Abspielen: die Aufgabe öffnen und den Anhang antippen.

Eine zweite Sprachnotiz kannst du jederzeit in einer bestehenden Aufgabe aufnehmen, über den Anhang-Verwalter. Wie viele du willst, neben Fotos und Bildern.

Beim ersten Mal fragt Android nach dem Mikrofon. Lehnst du ab, bleibt das Eingabefeld, und im Fenster steht warum. Verloren geht nichts.

Willst du wirklich Text diktieren? Das kann deine Tastatur: tippe ins Titelfeld und drücke dort auf das Mikrofon. Was du sprichst, landet als Text im Feld. Das ist etwas anderes als die Sprachnotiz, es hängt an der Tastatur, nicht an dieser App.

Die Aufnahme bleibt auf dem Gerät. Sie wird nirgendwohin geschickt und von nichts ausgewertet. Beim Teilen einer Aufgabe geht sie nicht mit, im vollständigen Backup dagegen schon.

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Erinnerungen

Die App meldet sich automatisch vor jeder Deadline:

Jedes dieser Intervalle lässt sich in den Einstellungen einzeln abschalten.

Wann genau kommt die Meldung?

• Mit Uhrzeit: zu dieser Uhrzeit, oder früher, wenn du eine Vorlaufzeit eingestellt hast.
• Ohne Uhrzeit: zur Standard-Erinnerungszeit (voreingestellt 09:00).

Wenn du in eine andere Zeitzone reist

Die App merkt sich, wo du warst. Öffnest du sie nach der Landung, stellt sie alle Erinnerungen auf die neue Ortszeit um. Ein Termin um 18:00 meldet sich danach wieder um 18:00, und „1 Tag vorher" kommt wieder einen Tag vorher.

Du musst dafür nichts tun und merkst nichts davon. Eine Sommer- oder Winterzeitumstellung löst das nicht aus — sie ändert die Ortszeit nicht, nur den Abstand zur Weltzeit.

Vorlaufzeit — „erinnere mich 30 Minuten vorher"

Bei einem Termin um 14:00 kam die Meldung früher exakt um 14:00, für einen Anruf zu spät. Deshalb lässt sich jetzt eine Vorlaufzeit einstellen:

• Global: Einstellungen → Erinnerung vor dem Termin.
• Je Aufgabe: im Formular, sobald du eine Uhrzeit gesetzt hast.

Auswählbar: Pünktlich, 5, 10, 15, 30 Minuten, 1, 2, 4, 8 Stunden, 1 Tag, oder ein eigener Wert.

Es kommt keine zusätzliche Meldung. Die Erinnerung am Fälligkeitstag wird nur nach vorne gezogen. Die übrigen Intervalle („1 Tag vorher" und so weiter) bleiben, wo sie sind.

Lässt du das Feld in einer Aufgabe leer, gilt die globale Vorgabe. Wählst du ausdrücklich Pünktlich, folgt diese Aufgabe der Vorgabe nicht mehr, auch wenn du sie später änderst.

Lauter Alarm — wenn das Handy stumm ist

Normalerweise klingelt eine Erinnerung im Benachrichtigungston. Steht dein Gerät auf lautlos oder Vibration, hörst du davon nichts, ausgerechnet bei dem Termin, der jetzt fällig ist.

Dagegen gibt es den lauten Alarm: er läuft in Wecker-Lautstärke und ist auch bei stummgeschaltetem Gerät zu hören.

Du siehst es am Titel der Meldung, ohne sie aufzuklappen: eine laute Erinnerung beginnt mit 🔔 und endet mit „laut", eine leise mit ⏰ oder, wenn es dringend ist, mit 🚨.

Seit Version 2.5.0 klingelt er wie ein Wecker, nicht wie eine Benachrichtigung: er läutet dauerhaft, bis du in der Meldung auf „Alarm beenden" tippst. Rührst du dich nicht, hört er nach 2 Minuten 45 von selbst auf, ein Handy in der Schublade soll nicht endlos lärmen. Dann bleibt eine stille Meldung „Verpasst: …" in der Leiste stehen, mit Erledigt und Später, damit du nachher siehst, was du verpasst hast. Sie hat in den Android-Einstellungen einen eigenen Kanal, Verpasster Wecker; schaltest du den ab, bleibt nach einem verpassten Wecker nichts zurück.

Der Wecker hat drei Knöpfe: Erledigt hakt die Aufgabe ab und beendet das Klingeln, Später verschiebt ihn um die eingestellte Dauer (ab Werk 5 Minuten, siehe unten), Alarm beenden stellt nur den Ton ab, die Aufgabe bleibt offen. Klingeln zwei Wecker gleichzeitig, gibt es nur Alle beenden, weil sonst unklar wäre, welche Aufgabe gemeint ist.

Die Seitentaste stellt ihn nicht ab. Anders als bei einer Wecker-App reagiert er nicht auf Power oder Lautstärke. Zum Abstellen gibt es drei Wege: die Schaltfläche in der Meldung, den Knopf oben in der Aufgabe, oder Einstellungen → Klingelnder Wecker → Klingeln beenden.

Wurde die Meldung weggewischt, statt sie zu beenden, klingelt der Wecker weiter. Öffne in diesem Fall die Aufgabe, oben erscheint dort derselbe „Beenden"-Knopf, solange geklingelt wird. So bist du nicht auf die Meldung angewiesen, um den Alarm zum Schweigen zu bringen.

Ausprobieren, ohne auf einen Termin zu warten: Einstellungen → Klingelnder Wecker → „Jetzt klingeln lassen". Stell das Gerät dafür auf Vibration, dann siehst du den Unterschied zur gewöhnlichen Erinnerung sofort.

Steht dort „Nicht verfügbar", läuft die App gerade in Expo Go, dort gibt es den Wecker nicht, und die Erinnerung kommt als normale Benachrichtigung.

Eingestellt wird er ausschliesslich bei der Aufgabe, im Formular unter Ton bei Fälligkeit, mit zwei Möglichkeiten: Normaler Ton (Vorgabe) und Lauter Alarm.

Es gibt keine globale Vorgabe mehr. Bis Version 3.0.0 stand in den Einstellungen ein Schalter Wecker-Lautstärke; er galt rückwirkend für jede Aufgabe, bei der du nichts Eigenes gewählt hattest, also für fast alle. War er an, klingelte praktisch jeder Termin laut. Er ist entfernt.

Woran du es in der Liste siehst: Aufgaben mit Lauter Alarm tragen ein rotes ⏰-Abzeichen. Kein Abzeichen heisst kein Wecker, die beiden sagen jetzt dasselbe. Erledigte und stummgeschaltete Aufgaben bekommen keines.

Nur dort, wo es zählt. Der klingelnde Wecker gilt für die Erinnerung am Fälligkeitstag. Der tägliche Nachfass bei überfälligen Aufgaben bleibt eine Meldung, allerdings in Wecker-Lautstärke. Die Erinnerungen 1, 3, 7, 14 und 30 Tage vorher bleiben leise, ein Wecker eine Woche im Voraus wäre nur lästig.

Nach einem Neustart des Geräts stehen die Wecker von selbst wieder, auch ohne die App zu öffnen. Android löscht beim Neustart alle gestellten Alarme; die App stellt sie gleich danach neu, ebenso nach einem Update. Einzige Ausnahme: hat Android die App in den Tiefschlaf gelegt (bei Samsung „Apps in den Ruhezustand versetzen"), hilft einmal Öffnen. Die Erinnerungen selbst sind vom Neustart nicht betroffen.

Die Vorlaufzeit ist mit dabei. Hast du „30 Minuten vorher" eingestellt, klingelt der laute Alarm eben 30 Minuten früher. Es ist dieselbe Meldung, nur vorgezogen, keine zweite.

Bei „Nicht stören": Android lässt den Alarm nur durch, wenn Deadlinetool dafür freigegeben ist. Das musst du einmalig selbst erlauben, unter Android-Einstellungen → Benachrichtigungen → Zugriff auf „Nicht stören". Fehlt die Freigabe, bleibt der Alarm bei „Nicht stören" still, und Android sagt nichts dazu.

Alte Aufgaben bleiben leise. Aufgaben, die vor 3.0.0 entstanden sind, tragen Normaler Ton, auch dann, wenn bei dir früher die globale Vorgabe an war. Wo du den lauten Alarm willst, wählst du ihn bei der Aufgabe.

Überfällige Aufgaben melden sich täglich

Bleibt eine Aufgabe liegen, erinnert die App jeden Tag weiter. Willst du Ruhe, hast du zwei Möglichkeiten:

1. Zeitaufschub geben, der ehrliche Weg, du verschiebst den Termin.
2. Den Eintrag Täglich, solange überfällig in den Erinnerungs-Intervallen abschalten.

Erneut erinnern (Snooze)

Tippst du eine Benachrichtigung an, öffnet sich die Aufgabe. In der Detailansicht kannst du über „Erneut erinnern" auf 5, 10, 15 oder 30 Minuten oder 1 Stunde verschieben, dieselben Stufen wie beim Später-Knopf. Bei einer lauten Aufgabe kommt auch diese Erinnerung laut.

Der Knopf Später direkt an der Meldung und am klingelnden Wecker schiebt um eine feste Dauer, und die stellst du seit Version 3.20 selbst ein: Einstellungen → Später-Knopf (Snooze), 5, 10, 15, 30 oder 60 Minuten, Vorgabe 5 (bis Version 3.19 waren es feste 30). Der Knopf zeigt die gewählte Dauer, etwa „5 Min. später". Die Änderung gilt sofort, auch für Wecker, die schon gestellt sind.

Bei einer gewöhnlichen Erinnerung öffnet der Knopf die App, seit Version 3.21. Das gilt für Erledigt und Später. Nur so wirkt der Knopf auch, wenn die App gerade nicht läuft; vorher blieb die Meldung dann stehen, bis du die App das nächste Mal geöffnet hast. Am klingelnden Wecker ist das anders: seine Knöpfe arbeiten ohne die App.

Ruhe für eine einzelne Aufgabe

In der Aufgabe auf „Erinnerungen stummschalten". Nur diese Aufgabe schweigt. Für Ruhe bei allen: Einstellungen → Nicht stören.

Grenze für gleichzeitige Erinnerungen

Android lässt nur eine begrenzte Anzahl gleichzeitiger Weckrufe zu. Die Einstellungen zeigen deshalb „x von 450". Wird es eng, plant die App die dringendsten zuerst, die Meldung am Fälligkeitstag geht nie als Erstes verloren.

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Wiederkehrende Aufgaben

Im Formular unter Wiederholung:

Zusätzlich kannst du unter „Wie oft noch wiederholen?" eine Anzahl eintragen. Leer heisst unbegrenzt.

Wie es funktioniert

Es liegt immer nur eine Aufgabe in der Liste. Der nächste Termin entsteht erst, wenn du den aktuellen abhakst. Im Dashboard, im Kalenderraster und in der Tagesansicht siehst du trotzdem mehrere Termine, das ist eine Vorschau, erkennbar am 🔄 im Titel.

Vier Dinge, die sich daraus ergeben:

• Ohne Deadline läuft keine Wiederholung. Die App weiss dann nicht, ab wann sie rechnen soll.
• Wer nie abhakt, bekommt keinen Folgetermin. Die Kette bricht ab.
• Beim Abhaken holt die Kette auf. Hakst du eine tägliche Aufgabe nach zwei Monaten ab, springt der Nachfolger auf den nächsten Termin, der noch nicht vorbei ist. Du musst sie nicht sechzigmal abhaken, um in der Gegenwart anzukommen. Eine Anzahl unter „Wie oft noch wiederholen?" wird dabei einmal verbraucht, nicht sechzigmal.
• Bei bestimmten Wochentagen bleibt der erste Termin das Datum, das du eingetragen hast, auch wenn es auf keinen der gewählten Tage fällt. Erst der Folgetermin springt in den Takt.

Bearbeitungsfenster

Setzt du zusätzlich ein Startdatum, wandert es beim Abhaken um dieselbe Zeitspanne mit. Der Abstand zwischen Start und Deadline bleibt also erhalten.

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Aufgaben weitergeben und kopieren

Eine Aufgabe an jemanden schicken

Funktioniert mit jedem, der Deadlinetool ebenfalls hat.

1. Aufgabe öffnen → Teilen-Symbol oben rechts
2. Hat sie Anhänge, entsteht eine Datei ….dltask. Ohne Anhänge fragt die App, ob du die Datei oder einen Textblock willst
3. Das Teilen-Blatt von Android geht auf. WhatsApp, Telegram, Signal, Mail

Es ist eine Kopie, kein gemeinsames Arbeiten. Ändert der Empfänger etwas, erfährst du nichts davon, und umgekehrt.

Mit dabei: Titel, Beschreibung, Termin und Uhrzeit, Startdatum, Kategorie, Priorität, Tags, Teilschritte, Wiederholung, Aufwand, Vorlaufzeit, Standort, Anhänge, der ursprüngliche Urheber, und seit Version 3.23 das Projekt als Name und Farbe: der Empfänger ordnet die Aufgabe einem gleichnamigen Projekt zu oder legt es an.

Nicht dabei: Erledigt-Zustand, Fortschritt, Zeitaufschub, Erinnerungen. Der Empfänger fängt bei null an. Und eine später nachgeschickte Fassung derselben Aufgabe ändert seine Projektzuordnung nicht mehr.

Eine geschickte Aufgabe übernehmen

Drei Wege, alle mit einer Vorschau vor dem Übernehmen:

Schickt dir jemand dieselbe Aufgabe ein zweites Mal, etwa korrigiert —, fragt die App, ob sie aktualisieren oder eine zweite Kopie anlegen soll. Seit Version 3.23 steht in dieser Rückfrage „Was sich ändert": jedes Feld, das sich von deinem Stand unterscheidet, als „alt → neu", die Beschreibung Zeile für Zeile („−" weg, „+" neu), Teilschritte und Anhänge einzeln, und zum Schluss, was gleich blieb. Ist nichts anders, sagt sie das, und der Knopf heisst „Trotzdem aktualisieren". Hast du selbst inzwischen etwas geändert, erscheint deine Änderung mit „−", denn Aktualisieren überschreibt sie.

Beim Antippen bietet sich Deadlinetool auch bei anderen unbekannten Dateien als Öffner an. Ist es keine Aufgabe, passiert einfach nichts.

Eine Aufgabe kopieren

Für Abläufe, die immer gleich sind, aber keinen festen Rhythmus haben. Wohnungsübergabe, Quartalsabschluss, Ferienvorbereitung.

1. Aufgabe öffnen → „Als neue Aufgabe kopieren"
2. Das Formular öffnet sich vorausgefüllt, die Datumsauswahl geht von selbst auf
3. Neuen Termin wählen, anpassen, speichern

Übernommen: Titel (mit „(Kopie)"), Beschreibung, Tags, Kategorie, Priorität, Projekt, Uhrzeit, Wiederholung, Aufwand, Vorlaufzeit, Standort, Teilschritte (alle offen) und Anhänge, als echte Dateikopien.

Nicht übernommen: Termin und Startdatum, Erledigt-Zustand, Fortschritt, Zeitaufschub, Stummschaltung.

Die Vorlage bleibt unverändert. Speicherst du ohne Termin, fragt die App nach.

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Termine aus dem Kalender übernehmen

Der umgekehrte Weg zu In den Kalender eintragen: Einstellungen → Aus dem Kalender → Termine als Aufgaben übernehmen. Die App liest die Kalender auf deinem Gerät, also alles, was dort synchronisiert ist, ohne selbst mit einem Server zu sprechen. Beim ersten Mal fragt sie nach der Berechtigung.

Vier Schritte auf einem Bildschirm:

1. Kalender wählen. Zu Beginn ist keiner gewählt; tippe an, welche du meinst. Das Anhaken übernimmt noch nichts, es zeigt nur die Vorschau.
2. Zeitraum ab heute wählen: 2 Wochen, 1 Monat, 3 Monate oder 1 Jahr. Vergangene Termine werden nicht angeboten. Sie wären als Aufgabe sofort überfällig und bekämen jeden Tag eine Erinnerung.
3. Kategorie wählen, sie gilt für alle Termine dieses Durchgangs. Sind die Personen eingeschaltet, steht darunter Zuweisen an: eine Person oder Ohne Zuordnung, ebenfalls für alle Termine dieses Durchgangs. Vorgeschlagen ist dein eigener Name, wenn er in der Personenliste steht. Termine verschiedener Personen importierst du in zwei Durchgängen.
4. Die Vorschau durchgehen. Sie hat zwei Blöcke: Termine und Jährlich (Geburtstage), jeder mit eigener Zählung und eigenem „Alle" und „Keine". Jede Zeile ist angehakt; ein Tipp nimmt sie heraus. Ganz am Ende der Liste steht der Knopf mit der Zahl, die übernommen wird.

Aus jedem angehakten Termin wird eine Aufgabe mit Titel, Termin und Uhrzeit. Ganztägige Termine bekommen den Tag ohne Uhrzeit. Die Notiz des Termins wird die Beschreibung, der Ort der Standort-Text.

Die Erinnerung des Termins kommt mit, wenn er genau eine hat: „zum Termin" oder „10 Minuten vorher" wird in der Aufgabe zu Erst zum Termin erinnern mit dieser Vorlaufzeit, ohne die Vorwarnungen in Tagen. Die Vorschau sagt es in der Zeile. Hat der Termin keine oder mehrere Erinnerungen, plant die App wie bei jeder anderen Aufgabe.

Die Dauer wird zum Aufwand. Ein Termin von 9:00 bis 10:30 wird eine Aufgabe um 9:00 mit 90 Minuten Aufwand; die Uhrzeit ist der Beginn, der Aufwand ergibt das Ende, wie bei der Endzeit im Formular. Die Mittagspause wird dabei herausgerechnet: 11:00 bis 14:00 sind zwei Stunden. Ganztägige und mehrtägige Termine bekommen keinen Aufwand.

Belegte Zeit wird gezeigt, nicht gesperrt. Liegt zur Zeit des Termins schon eine Aufgabe derselben Person (oder ebenfalls ohne Zuordnung), steht in der Zeile ⚠ Überschneidet sich mit … mit Titel und Spanne. Du kannst den Termin abwählen oder trotzdem übernehmen; verschoben wird nichts, ein Termin von aussen findet statt, wann er stattfindet. Dasselbe sagt dir der Empfang einer Aufgabe, bevor du auf Übernehmen tippst.

Ein wiederkehrender Termin erscheint einmal und wird eine Aufgabe mit Wiederholung, samt Ende oder Anzahl, wenn der Kalender eines kennt. Was die App nicht abbilden kann, etwa „alle zwei Wochen", kommt als Einzeltermine; die Zeile sagt es.

Was schon einmal übernommen wurde, erkennt die App wieder. Solche Termine stehen grau in der Vorschau mit dem Vermerk „schon da". Löschst du die Aufgabe, ist der Termin wieder wählbar. Holst du sie danach aus dem Papierkorb zurück, hast du ihn zweimal.

Es ist ein einmaliger Import, keine Verbindung. Änderst du den Termin später im Kalender, bleibt die Aufgabe, wie sie ist.

Danebengegriffen? Einstellungen → Aus dem Kalender → Letzten Import rückgängig legt alle Aufgaben des jüngsten Durchgangs in den Papierkorb. Von dort holst du sie 30 Tage lang zurück, und die Termine sind beim nächsten Import wieder wählbar. Nur der letzte Durchgang; für alles davor gibt es den Papierkorb selbst.

Nur Termine, keine Erinnerungen. Die „Erinnerungen" und „Aufgaben" des Google-Kalenders sind keine Termine; Google speichert sie getrennt, und für andere Apps sind sie unsichtbar. Sie erscheinen in der Vorschau nicht, und das kann keine App ändern. Ein Termin mit Uhrzeit erscheint.

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Mehrere Personen — der Familienkalender

Standardmässig ist das aus. Wer allein mit der App arbeitet, sieht davon nichts. Einschalten in Einstellungen → Personen.

Einrichten

Schalter „Mehrere Personen" an, dann die Namen eintragen. Anna, Ben, Mama, Papa. Höchstens 20.

Dein eigener Name steht schon da, sobald du einschaltest. Das ist Absicht: „Niemand" heisst wirklich niemandem, etwa bei Dingen, die die ganze Familie betreffen. Gehört eine Aufgabe dir, wähle deinen Namen; dann findest du sie auch über den Chip wieder.

Deine bisherigen Aufgaben. Beim Einschalten fragt die App, ob die noch nicht zugeordneten Aufgaben deinen Namen bekommen sollen, mit der Anzahl. Vor den Personen gehörten sie ja alle dir. Wenn du „Später" tippst, findest du den Weg jederzeit über Nicht zugeordnete Aufgaben mir zuweisen in Einstellungen → Personen. Bereits zugeordnete Aufgaben bleiben unverändert.

Eine eigene Tageskapazität je Person

Unter jedem Namen stehen zwei Felder: Stunden Arbeit und Stunden privat pro Tag. Lässt du sie leer, gilt deine Kapazität, genau wie bei der Farbe musst du nichts eintragen.

Sinnvoll wird es, sobald die Tage verschieden lang sind. Ein Kind hat keinen Achtstundentag; trägst du bei ihm 0 h Arbeit und 2 h privat ein, rechnet die App seine Aufgaben auch so.

Das wirkt an drei Stellen:

• Kalender, Gantt und Statistik rechnen mit den Zahlen der Person, die oben im Chip steht.
• Das Aufwand-Abzeichen an einer Aufgabe rechnet mit den Zahlen der Person, der die Aufgabe gehört. Annas Aufgabe gegen Annas Tag, auch wenn oben „Alle" steht.
• „2 Tage" im Aufwandsfeld sind die Tage derselben Person.

Und bei „Alle"? Die App plant für jede Person getrennt. Annas Termin verdrängt Toms Arbeit nicht mehr auf den Vortag. Ein Tag zeigt dann die Summe der Familie, gemessen an der Summe der Kapazitäten derer, die dort etwas vorhaben.

Rot wird ein Tag, sobald eine einzelne Person zu viel hat, auch wenn die Summe passt. Sonst verstecken sich Annas Überstunden hinter Toms freien Stunden.

Die Statistik zeigt bei „Alle" weiterhin einen Hinweis: dort stehen Serie, Quote und die Stunden mehrerer Personen zusammen. Für eine Auslastung, die einer Person gilt, wähle sie oben aus.

Unter dem Kalender steht, wer wie viel trägt. Tippst du bei „Alle" einen Tag an, siehst du unter der Tageszeile eine Zeile je Person, mit ihrem Farbpunkt und ihren eigenen Zahlen:

Anna  · Arbeit 4 h/4 h
Tom   · Arbeit 2 h/8 h · Privat 1 h/2 h

Wer über seiner Kapazität ist, steht rot da. Die Zeile erscheint erst ab zwei Personen, bei einer stünde dieselbe Zahl zweimal.

Das Warndreieck ⚠ am Tag heisst „mehr fällig als Platz". Es misst je Person: es erscheint, sobald einer mehr an einem Tag abzugeben hat, als in seinen Tag passt. Die Familie kann dabei insgesamt Luft haben, es geht darum, ob es einer schafft. Tippst du den Tag an, steht darunter eine rote Zeile je betroffener Person, mit Namen und ihren eigenen Zahlen.

Nur am Termintag

Der Aufwand wird vom Termin rückwärts verteilt: passt er nicht in den Termintag, landet der Rest auf den Tagen davor. Für einen festen Termin ist das falsch, eine Spielgruppe um 08:40 lässt sich nicht am Vortag machen.

Öffne die Aufgabe; über den Teilschritten steht Nur am Termintag. Ist er an, bleibt der ganze Aufwand an diesem einen Tag. Passt er nicht hinein, wird der Tag als überbucht angezeigt, und das ist dann die richtige Auskunft.

Der Schalter erscheint nur, wenn ein Aufwand hinterlegt ist: ohne Aufwand gäbe es nichts zu verteilen. Eine Wiederholung und eine Kopie erben ihn.

Arbeitstage kannst du ebenfalls je Person setzen. Sie entscheiden, an welchen Tagen die App überhaupt Arbeit einplant: wer werktags arbeitet, bekommt seinen Überlauf auf den Freitag, wer auch samstags arbeitet, auf den Samstag. Gezählt wird ab Montag, 6 ist mit Samstag, 7 mit Samstag und Sonntag. Nochmal auf dieselbe Zahl tippen nimmt sie wieder weg; dann gilt die Vorgabe aus dem Abschnitt Auslastung.

Ein Konto auf 0 heisst „dafür ist keine Zeit". Wenn dein Kind bei Arbeit 0 stehen hat und eine Aufgabe der Kategorie Arbeit bekommt, ist das nicht machbar, die App zeigt die Aufgabe am Termintag an, färbt den Tag rot und schreibt dazu, dass keine Zeit eingestellt ist. Entweder du setzt eine Kapazität, oder die Aufgabe gehört jemand anderem.

Eine Aufgabe zuordnen

Im Formular steht dann unter der Beschreibung Bestimmt für mit einem Knopf je Person, dazu Niemand. Antippen genügt.

„Bestimmt für" ist nicht „Delegiert an". Das eine ist jemand hier im Haus. Annas Klavierstunde. Das andere ist die Weitergabe nach aussen an irgendwen, als freier Text. Beide Felder gibt es, und beide erscheinen in der Aufgabe und auf den Ausdrucken.

Nur eine Person anzeigen

Oben in Aufgaben, Kalender, Dashboard, Gantt und Statistik steht ein Chip mit Personensymbol. Ein Tipp öffnet die Auswahl:

So bekommst du Annas Terminplan: ihren Stundenplan, ihre Hobbys, ihre Termine, im Kalender samt Auslastung, in der Liste samt Suche und Filtern.

In der Statistik folgen ihm alle Zahlen. Quote, Serie, Auslastung, Wochenverteilung, Kategorien und die Monatsübersicht. Ist eine Person gewählt, steht es unter der Überschrift ausgeschrieben; ohne diesen Satz liest man eine Quote von 40 % als die eigene.

Die Auswahl gilt überall. Tippst du in der Aufgabenliste auf Anna, zeigen Kalender, Dashboard und Gantt ebenfalls nur ihre Aufgaben. Beim nächsten Start der App steht wieder „Alle" da, ein vergessener Filter soll nichts verstecken.

Der Chip ändert nur die Anzeige. nIcht, als wer du anlegst.

Neue Aufgaben landen gleich bei der richtigen Person

Steht der Chip auf Anna und du legst eine Aufgabe an, ist sie schon für Anna bestimmt, im Formular ebenso wie in der Schnellerfassung, wo unten „Für: Anna" steht. Du bist ja gerade in ihrem Plan.

Bei Alle und bei Ohne Zuordnung wird nichts vorgegeben. Beim Bearbeiten einer bestehenden Aufgabe auch nicht, dort gilt, was an ihr steht.

Der rote Zurücksetzen-Knopf in der Statusleiste leert ihn mit.

Jeder Person eine Farbe geben

In Einstellungen → Personen steht neben jedem Namen ein Kreis. Tipp ihn an, und du bekommst acht Farben zur Auswahl, dazu ein ✕ für „keine Farbe".

Danach siehst du auf einen Blick, wem eine Aufgabe gehört:

Farben sind freiwillig. Vergibst du keine, steht überall nur der Name, mehr passiert nicht. Es gibt keinen zusätzlichen Schalter dafür: die Vergabe selbst ist die Entscheidung.

Zwei Personen dürfen dieselbe Farbe tragen; der Name steht ja daneben. Benennst du jemanden um, wandert die Farbe mit.

Im Monatsraster passen höchstens drei Punkte nebeneinander, sind es mehr, steht dahinter +2. Wer genau, siehst du beim Antippen des Tages.

Umbenennen und entfernen

Beim Umbenennen fragt die App, ob die bestehenden Aufgaben mitziehen sollen, und nennt die Anzahl. Beides ist richtig, je nachdem: einen Tippfehler korrigierst du mitsamt Bestand, eine Person zu ersetzen lässt ihn stehen.

Entfernen kostet keine Aufgabe. Der Name bleibt an ihr stehen und erscheint weiter in der Auswahl, mit dem Zusatz „nicht in der Liste". Das gilt auch, wenn du den Schalter wieder ausschaltest: es verschwinden nur die Bedienelemente, nichts wird gelöscht.

Verschicken

Verschickst du eine Aufgabe an jemanden, kommt die Zuordnung mit. Schickst du später eine korrigierte Fassung nach, bleibt seine eigene Zuordnung stehen, wem eine Aufgabe auf seinem Gerät gehört, entscheidet er.

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Projekte

Anlegen

Tab Projekte → + oben rechts → Name eingeben → Farbe wählen.

Was du siehst

Jedes Projekt zeigt einen farbigen Balken, den Fortschritt und eine Zeile wie „3 offen · 2 erledigt". Rechts daneben steht der Aufwand des Projekts: sobald etwas erledigt ist, sind es zwei Zahlen — was noch ansteht und was das Projekt insgesamt kostet. Trägt keine Aufgabe einen Aufwand, steht dort nichts.

Antippen klappt die zugehörigen Aufgaben auf. Jede Zeile nennt dann ihren eigenen Aufwand, auch die erledigten: sie stecken im Total darüber.

Im Projekt abhaken

Der Kreis links neben einer Aufgabe ist ein Schalter. Antippen hakt sie ab, ohne dass du sie öffnen musst. Der Rest der Zeile öffnet weiterhin die Details.

Wann ist das Projekt fertig?

Über der Aufgabenliste steht „Fertig etwa am …" und darunter ein Balken. Beide beantworten zusammen die Frage, ob es aufgeht:

Der Balken wird gelb ab 80 Prozent und rot, wenn es nicht mehr aufgeht. Darunter stehen beide Zahlen ausgeschrieben, etwa „6:30 h benötigt, 8 h verfügbar".

Die Zeit gehört nicht diesem Projekt allein. Aus derselben Kapazität wird auch alles andere bezahlt. „80 Prozent" heisst also „dieses Projekt allein braucht vier Fünftel deiner Zeit bis zum letzten Termin", nicht „ein Fünftel ist noch frei".

Steht dort „… ohne Termin — nicht eingeplant", hat das Projekt Arbeit ohne Datum. Die App kann sie nirgends einplanen, und sie steckt weder im Datum noch im Balken. Gib der Aufgabe einen Termin, dann zählt sie mit.

Arbeitest du mit mehreren Personen, nennt der Balken die Person, der es am knappsten wird — nicht den Durchschnitt. Wer zehn Stunden auf acht hat, schafft es nicht, auch wenn jemand anderes frei ist.

Aufgabe direkt im Projekt anlegen

Projekt aufklappen → „Aufgabe hinzufügen". Das Projekt ist dann schon ausgewählt.

Projekt löschen

Papierkorb-Symbol beim Projekt. Die App nennt dir vorher, wie viele Aufgaben darin liegen und wie viele davon noch offen sind.

Projekt und Aufgaben wandern zusammen in den Papierkorb und lassen sich dort 30 Tage lang wiederherstellen. Beide gemeinsam, mit einem Griff.

Willst du nur die Gruppierung loswerden, ohne die Aufgaben zu verlieren: Aufgabe öffnen → bearbeiten → „Kein Projekt". Das geht je Aufgabe.

Ein Projekt, in dem alles erledigt ist, bleibt wählbar. Es steht weiterhin in der Liste, wenn du eine neue Aufgabe anlegst — du kannst also jederzeit etwas hineinlegen, ohne vorher irgendwo einen Haken zu entfernen.

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Anhänge

In der Detailansicht einer Aufgabe:

Ein Bild antippen zeigt es in voller Grösse; dort kannst du auch darauf zeichnen. Eine Sprachnotiz antippen spielt sie ab.

Zum Entfernen den Anhang gedrückt halten oder auf das ✕ tippen.

Anhänge liegen auf deinem Gerät und wandern beim Backup mit. Ein grosses Foto kostet entsprechend Platz.

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Zeit und Auslastung

Aufwand schätzen

Im Formular kannst du zwischen Min., Std. und Tage umschalten. Die Schnellwahl darüber passt sich mit an, bei Tagen stehen dort 1 bis 10.

Ein Tag ist deine Tageskapazität, nicht 24 Stunden: 8 Stunden bei dienstlichen Kategorien, 4 bei privaten (oder was du unter Kapazität Arbeit / Privat eingestellt hast). Damit bedeutet „2 Tage" hier dasselbe wie im Gantt-Balken und in der Auslastung.

Wechselst du danach die Kategorie, bleibt deine Zahl stehen und wird auf die neue Kapazität umgerechnet: aus „2 Tage Arbeit" (16 h) werden „2 Tage Privat" (8 h).

Damit das nicht nach einem Rechenfehler aussieht, steht die Tageslänge bei der Eingabe in Tagen dabei: „= 8 h · 1 Tag = 4 h".

Gespeichert wird immer in Minuten, die Einheit ist nur eine Eingabehilfe.

Im Formular unter Geschätzter Aufwand. Schnellwahl von 5 Minuten bis 8 Stunden, oder eigener Wert über einen der drei Eingabewege. Freiwillig.

Der Aufwand wird immer vom Termin rückwärts gerechnet, ein Startdatum spielt dabei keine Rolle. Drei Stunden mit Termin Mittwoch liegen am Mittwoch, sofern die Tageskapazität das trägt; reicht der Tag nicht, wandert der Rest auf die Tage davor (siehe „Tageslast" oben). Ein gesetztes Startdatum ist ein Plan, keine Umverteilung.

Zwei Zeitkonten

Die Auslastung trennt Arbeit und Privat. Welche Kategorien als privat gelten, legst du in den Einstellungen fest; alles andere zählt als Arbeit. Für beide gibst du dort eine Tageskapazität an.

Was die Statistik zeigt

In der Stunden-Ansicht trägt jeder Balken zwei Farben: violett = Arbeit unten, braun = Privat oben. Darüber stehen zwei Zahlen, je eine pro Konto. Rot wird nur die, die ihre eigene Kapazität überschreitet.

Die Stunden stammen aus derselben Verteilung wie der Kalender und die Gantt-Balken: Arbeit, die an ihrem Termintag nicht mehr hineinpasst, rutscht auf die Tage davor. Was hier steht, steht deshalb auch im Kalender, bis auf heute, wo sich der Rückstand mit Absicht staut.

Serie und Rekord

Die Serie zählt, an wie vielen Tagen in Folge du mindestens eine Aufgabe abgehakt hast. Der Rekord ist die längste solche Kette.

• Freie Tage unterbrechen sie nicht. Welche das sind, steht unter Einstellungen → Arbeitstage pro Woche, ab Werk Mo–Fr. Freitag gearbeitet, Wochenende frei, Montag wieder: die Serie läuft durch.
• Was du am Wochenende erledigst, zählt trotzdem mit.
• Der heutige Tag zählt noch nicht gegen dich. Die Serie reisst erst, wenn ein Arbeitstag vollständig leer geblieben ist.
• Teilschritte zählen nicht, nur ganze Aufgaben.
• Wiederkehrende Aufgaben zählen jedes Mal, wenn du sie abhakst.

Der Rekord kann sinken. Er wird jedes Mal neu aus dem aktuellen Bestand gerechnet. Räumst du erledigte Aufgaben auf oder leerst den Papierkorb, verschwinden deren Tage mit, und damit womöglich deine längste Kette.

Drei Regeln, damit die Zahlen nachvollziehbar bleiben:

• Überfälliges liegt auf „Heute", es steht ja heute an.
• Wiederkehrende Aufgaben zählen mit jedem Termin im Fenster. Eine tägliche Viertelstunde belegt die Woche mit 1:45 h.
• Die Schätzung ist freiwillig. Unter jeder Summe steht deshalb, aus wie vielen Terminen sie stammt. Ein „+" hinter einer Kategoriensumme heisst: nicht jede Aufgabe dort hat einen Aufwand hinterlegt.

Die Monatsübersicht rechnet nur die verbleibenden Tage. Am 20. steht also nicht das volle Monatssoll da, sondern das der Resttage.

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Standort-Erinnerungen

Setzt du in einer Aufgabe einen Standort, meldet sich die App, sobald du dort ankommst, praktisch für „beim Baumarkt vorbei".

Damit das funktioniert, braucht Android die Berechtigung „Immer zulassen". Die App erklärt das, bevor sie fragt. Auf neueren Android-Versionen führt der Weg über die Systemeinstellungen; die App bietet dir dann einen Knopf dorthin an.

Der Zustand steht in den Einstellungen unter Standort-Erinnerungen: Berechtigung, Anzahl überwachter Orte, und ein Knopf zum Nachholen.

Nach einer Meldung ruht die Aufgabe eine Weile. Sonst würde die Erinnerung ununterbrochen kommen, solange du am Ort bist. Wie lange, stellst du unter Einstellungen → Standort-Erinnerungen ein, von einer halben Stunde bis zu acht; ab Werk sind es vier. Andere Aufgaben am selben Ort sind davon nicht betroffen, drei Besorgungen im selben Laden ergeben drei Meldungen.

Änderst du den Ort, ist die Ruhe sofort vorbei. Beim nächsten Ankommen meldet sich die Aufgabe wieder. Das gilt auch, wenn du nur den Radius änderst.

Laut erinnert werden, wenn du ankommst

Steht an der Aufgabe Lauter Alarm, klingelt es auch am Ort. nIcht nur zum Termin. Es braucht dafür keine zweite Einstellung.

Wie beim Termin klingelt es, bis du es abstellst: über die Benachrichtigung oder über den Knopf in der Aufgabe selbst.

Wenn dich der Ort nicht wecken soll, stell bei der Aufgabe den Ton auf Normaler Ton. Damit ist auch der Termin wieder leise, der Schalter gilt für beides.

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Diagnosebericht

Wenn etwas nicht stimmt oder du bei einer Verbesserung helfen willst, kannst du mir eine Übersicht über deinen Bestand schicken.

Einstellungen → Diagnosebericht → Bericht erstellen. Es öffnet sich ein Fenster mit dem ganzen Bericht. Lies ihn ruhig durch, erst wenn du auf Senden tippst, geht er über WhatsApp, Mail oder was du sonst wählst hinaus.

Darin stehen nur Zahlen und Einstellungen: wie viele Aufgaben du hast, wie viele davon einen Aufwand tragen, wie viele Projekte, welche Kapazität eingestellt ist. Keine Titel, keine Beschreibungen, keine Schlagwörter, keine Namen, keine Orte und keine Koordinaten.

Die App sammelt nichts und schickt von sich aus nichts, es gibt keinen Server und kein Konto. Ohne dein Zutun passiert hier gar nichts.

Papierkorb und Aufräumen

Gelöschte Aufgaben und Projekte landen im Papierkorb und bleiben dort 30 Tage. Danach werden sie endgültig entfernt. Bis dahin kannst du sie jederzeit wiederherstellen.

Erledigte aufräumen (Einstellungen) legt erledigte Aufgaben, die älter als 30, 90 oder 365 Tage sind, in den Papierkorb. Die App nennt dir vorher die Anzahl.

Aufräumen heisst Statistik verlieren. Was im Papierkorb liegt, zählt für die Statistik nicht mehr mit. Erledigungsrate, Serie und alle Verläufe ändern sich sofort.

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Wie viele Aufgaben gehen? — die Grenzen

Deadlinetool speichert alles auf deinem Gerät, und die Datenbank ist nicht das Problem: Tausende von Aufgaben machen ihr nichts aus. Eine Grenze gibt es trotzdem, und sie kommt von Android.

Die eine Grenze, die du merken wirst

Android erlaubt jeder App 500 gleichzeitig geplante Erinnerungen.

Eine offene Aufgabe mit Termin belegt bis zu sechs davon, je eine für „1 Monat vorher", „2 Wochen vorher", „1 Woche vorher", „3 Tage vorher", „1 Tag vorher" und „Am Fälligkeitstag". Das reicht für rund 75 Aufgaben mit Termin.

Was NICHT mitzählt:

Wo du das siehst

Einstellungen → Benachrichtigungen → Geplante Erinnerungen. Dort steht, wie viele geplant sind und für wie viele Aufgaben noch Platz ist.

Wird es knapp, kommen die Massnahmen gleich dazu.

Was passiert, wenn die Grenze erreicht ist

Nichts Dramatisches, und vor allem nichts Stilles:

• Die Erinnerung am Fälligkeitstag bleibt immer erhalten. Weggelassen werden zuerst die weit entfernten Vorwarnungen: „1 Monat vorher", dann „2 Wochen vorher". Den Termin selbst verpasst du nicht.
• Keine Aufgabe geht verloren. Die Grenze betrifft ausschliesslich Erinnerungen, nie deine Daten.
• Du erfährst es. Reicht es beim Speichern einer Aufgabe nicht, sagt die App es sofort und nennt, welche Vorwarnung fehlt.

Was Platz schafft

1. Weit entfernte Vorwarnungen abschalten, Einstellungen → Erinnerungs-Intervalle. Schaltest du „1 Monat vorher" und „2 Wochen vorher" ab, kostet jede Aufgabe nur noch vier statt sechs Erinnerungen: statt 75 haben dann rund 110 Aufgaben Platz. Das wirkt sofort auf den ganzen Bestand.
2. Einzelne Aufgaben stummschalten, sie bleiben in der Liste, melden sich aber nicht mehr.
3. Termin leer lassen, wo kein fester Tag nötig ist.
4. Nicht mehr benötigte offene Aufgaben löschen.

Erledigte aufzuräumen bringt hier nichts, die belegen ohnehin keinen Platz. (Für die Übersicht und die Statistik ist es trotzdem sinnvoll.)

Zwei weitere Grenzen

• Standort-Erinnerungen: Android überwacht höchstens 100 Orte gleichzeitig. Hast du mehr Aufgaben mit Standort, werden die 100 dringendsten überwacht, die mit dem nächsten Termin. Die übrigen Aufgaben bleiben vollständig erhalten, samt Adresse; nur die Erinnerung beim Ankommen entfällt. Wie viele überwacht werden, steht unter Einstellungen → Standort-Erinnerungen.
• Sehr viele offene Aufgaben (mehrere hundert) machen Dashboard und Gantt träge. Erledigte stören dort nicht, die kannst du über Einstellungen → Erledigte aufräumen in den Papierkorb schieben.

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Das Widget auf dem Startbildschirm

Deadlinetool bringt zwei Widgets mit. Das grosse zeigt deine nächsten fünf Termine direkt auf dem Startbildschirm, ohne die App zu öffnen. Das kleine besteht nur aus zwei Knöpfen, dazu weiter unten.

Einrichten

Auf eine freie Stelle des Startbildschirms lange tippen → Widgets → Deadlinetool suchen → auf den Startbildschirm ziehen. Dort stehen beide zur Wahl: Deadlinetool: Aufgabenliste ist die Terminliste, Deadlinetool: Schnellknöpfe sind die zwei Knöpfe.

Hattest du das Widget schon vor Version 2.5.2? Dann liegt es noch in der alten, flachen Grösse da und zeigt entsprechend weniger. Zieh es an einer Ecke grösser, oder nimm es einmal herunter und leg es neu ab, dann kommt es gleich in der richtigen Grösse.

Was du siehst

📅 Deadlines · 2 überfällig                    ＋
● Steuererklärung abgeben        3 Tage überfällig
  Arbeit · Buchhaltung · ☑ 3/5 · 2 h
● Zahnarzt anrufen                    Heute fällig!
  Privat · 15 min
● Reifen wechseln                       Noch 5 Tage
  Privat · Hausbau

• Die Überschrift nennt, wie viele Aufgaben überfällig sind, auch die, die weiter unten stehen und gar nicht angezeigt werden.
• Der farbige Punkt und die Restzeit rechts zeigen, wie eilig es ist: rot heisst überfällig, orange bald, grün entspannt. Es sind dieselben Farben und dieselben Worte wie in der Aufgabenliste.
• Ein langer Name wird auf zwei Zeilen umgebrochen, statt hinten abgeschnitten zu werden. Solche Einträge brauchen mehr Platz, das Widget zeigt dann gegebenenfalls eine Aufgabe weniger.
• Die zweite Zeile trägt, was die Aufgabe einordnet: zuerst die Uhrzeit, dann Kategorie, Projekt, Teilschritte und geschätzter Aufwand. Angezeigt wird nur, was du auch eingetragen hast, eine Aufgabe ohne diese Angaben bleibt einzeilig. Steht dort alles, kommt es auf die Breite an: über die ganze Bildschirmbreite passt die Zeile, schmaler wird sie hinten abgeschnitten, die Uhrzeit vorn bleibt in jedem Fall lesbar.
• Stehen keine offenen Aufgaben an, steht dort „Nichts offen, sauber."

Wie gross darf es sein

Das Widget lässt sich in beide Richtungen ziehen, seit Version 2.8.1 auch deutlich kleiner als vorher.

Machst du es flacher, zeigt es weniger Aufgaben. Es schneidet dabei keine Zeile mitten durch: entweder eine Aufgabe passt ganz hinein, oder sie fällt weg. In der Grösse, in der das Widget abgelegt wird, sind es fünf.

Ein Widget, das schon vorher auf dem Startbildschirm lag, behält seine alte Grösse, und lässt sich weiterhin nicht kleiner ziehen. Nimm es einmal herunter und leg es neu ab.

Ändert sich beim Kleinerziehen gar nichts, meldet dein Startbildschirm die Grösse nicht an die App. Dann bleibt es bei fünf Aufgaben, wie vorher.

Was du antippen kannst

Ein Widget kann keine Tastatur anzeigen. Deshalb führt der Blitz in die App und nicht in ein Eingabefeld im Widget selbst.

Seit 3.24 trägt der Knopf den Blitz ⚡, vorher ein ＋. Er tat schon immer dasselbe, er öffnet die Schnellerfassung, aber das Symbol war das des vollen Formulars und versprach damit das Falsche.

Seit Version 2.6.0 landet dieser Knopf in der Schnellerfassung, nicht mehr im vollen Formular: wer vom Startbildschirm aus tippt, will einen Gedanken loswerden und nicht zehn Felder ausfüllen. Was dabei eingetragen wird, stellst du unter Einstellungen → Schnellerfassung ein.

Hell oder dunkel

Unter Einstellungen → Homescreen-Widget wählst du Hell, Dunkel oder Wie die App. Vorgabe ist hell, weil das Widget am Tag auf dem Startbildschirm so am besten zu lesen ist, unabhängig davon, ob die App selbst dunkel ist.

Das kleine Widget: nur die zwei Knöpfe

Seit Version 3.24 gibt es ein zweites Widget, zwei Felder breit und eines hoch. Es zeigt keine Termine, sondern nur die beiden Knöpfe, die du aus der App kennst: Der Blitz öffnet die Schnellerfassung, das Plus öffnet das volle Formular mit allen Feldern.

Gedacht ist es für einen Startbildschirm, auf dem kein Platz für die grosse Kachel ist, oder als Ergänzung daneben. Es zeigt keine Daten und kann deshalb auch nie veralten. Sein Design richtet sich nach derselben Einstellung wie das grosse.

Wenn das Widget nicht aktuell ist

Das Widget aktualisiert sich, sobald du in der App eine Aufgabe anlegst, änderst, abhakst oder löschst. Seit Version 3.24 auch von selbst: es zeichnet sich regelmässig neu, damit die Restzeit stimmt, und holt im Hintergrund nach, was sich ohne geöffnete App geändert hat. Verlass dich dabei nicht auf die Minute: Android weckt das Gerät für ein Widget nicht auf und streckt die Abstände, wenn der Akku knapp wird. Meist stimmt es, sobald du entsperrst. Wenn du es sofort genau brauchst, öffne kurz die App.

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Sichern und Wiederherstellen

Sichern

Einstellungen → Vollständiges Backup. Es entsteht eine ZIP-Datei mit allen Aufgaben, Projekten, Teilschritten, Einstellungen und Anhängen. Du kannst sie über das Teilen-Blatt speichern, verschicken oder in die Cloud legen. Gespeichert ist sie nur, wenn du dort ein Ziel gewählt hast; drückst du das Blatt weg, bleibt nichts zurück.

Einstellungen → Backup in Ordner speichern legt die Datei direkt in einen Ordner deiner Wahl, ohne Teilen-Blatt. Beim ersten Mal fragt Android nach dem Ordner; die App merkt ihn sich für die nächsten Male. Lang auf den Eintrag drücken, um den Ordner zu wechseln.

Android lässt in dieser Auswahl weder das oberste Verzeichnis noch den Ordner Download selbst zu, nur einen Ordner darin. Wähle einen bestehenden Unterordner oder lege dort einen neuen an, etwa Download/Deadlinetool.

Bei sehr grossen Anhängen fragt die App, ob sie mit sollen.

Wiederherstellen

Einstellungen → Daten importieren. Zwei Möglichkeiten:

Beim Hinzufügen bleiben deine Einstellungen unangetastet, auch dein Benutzername und deine Kennung.

Vor jedem App-Update ein Backup machen. Ein Update bringt oft Änderungen an der Datenbank mit sich; das Backup ist dein Sicherheitsnetz.

Deine Benutzerkennung überlebt Updates, aber nicht das Deinstallieren. Spielst du ein fremdes Backup ein, übernimmst du nicht dessen Identität, die Kennung bleibt deine.

Ein Backup von einem anderen Gerät dazuspielen

Genau dafür ist Hinzufügen da: das fremde Backup landet zusätzlich in deiner Liste, dein eigener Bestand bleibt unangetastet. Auch deine Kategorien, Kapazitäten und dein Benutzername ändern sich dabei nicht.

Jede Aufgabe merkt sich, von welchem Gerät sie stammt, an der Benutzerkennung des Urhebers. Deshalb lässt sich das später auch wieder sauber trennen (siehe unten).

Hinzufügen geht nur mit einem ZIP-Backup, nicht mit einer rohen .db-Datei: die tauscht immer die ganze Datenbank. Die App bietet die Wahl deshalb nur dann an, wenn sie möglich ist.

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Verwaiste Anhänge aufräumen

Ein Bild oder eine Sprachnotiz gehört immer zu einer Aufgabe. Nach einem ersetzten Backup oder einem abgebrochenen Speichern kann eine Datei übrig bleiben, auf die keine Aufgabe mehr zeigt — du siehst sie nirgends, sie belegt nur Speicher.

Die Zeile Verwaiste Anhänge aufräumen unter Daten & Backup zählt solche Dateien: „3 Dateien, 4,2 MB ohne Aufgabe – auch nicht im Papierkorb". Gibt es keine, steht dort „Keine Anhang-Dateien ohne Aufgabe", und die Zeile lässt sich nicht antippen.

Von selbst passiert nichts. Erst dein Tipp, dann eine Rückfrage mit Anzahl und Grösse, dann erst wird gelöscht. Anhänge von Aufgaben im Papierkorb zählen als zugeordnet und bleiben. Backups, die Datenbank und alles andere im Ordner fasst der Knopf nicht an.

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Endgültig löschen

Zwei Wege ganz unten in den Einstellungen. Beide gehen am Papierkorb vorbei, was hier verschwindet, ist weg.

Fremde Aufgaben löschen

Entfernt nur die Aufgaben, die von einem anderen Gerät stammen. Der Gegenpart zum Hinzufügen: was du dazugespielt hast, wirst du so wieder los, ohne deinen eigenen Bestand anzufassen.

Alte Aufgaben ohne Urheber gelten als deine. Alles, was du vor Version 2.3.0 angelegt hast, trägt noch keine Kennung, das bleibt stehen.

Projekte bleiben. Sie haben keinen Urheber, es liesse sich also gar nicht entscheiden, welche fremd sind. Ein Projekt, dessen Aufgaben alle fremd waren, steht danach leer da und lässt sich einzeln löschen.

Alle Daten löschen

Warum Projekte weg sind und Kategorien nicht: Ein Projekt ist ein Behälter für Aufgaben, ohne sie wäre es leer und nutzlos. Kategorien sind eine Auswahlliste, die nicht am Bestand hängt; sie neu einzutippen wäre Arbeit ohne Gewinn. Einzelne Kategorien löschst du oben im Abschnitt Kategorien.

Drei Bestätigungen, bevor etwas passiert:

1. Was verschwindet, mit dem Angebot, vorher zu sichern
2. Die Zahlen: wie viele Aufgaben, Projekte und Anhänge es trifft
3. Das Wort LÖSCHEN abtippen

„Erst sichern" löscht nicht gleich weiter. Es erstellt das Backup und hört dann auf. Prüfe, ob die Datei wirklich angekommen ist, und tippe erst danach erneut auf Alle Daten löschen.

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Alle Einstellungen

Der Bildschirm ist lang. Oben steht deshalb ein Index, die Karte Inhalt mit einem Chip je Abschnitt. Ein Tipp springt direkt dorthin, etwa zu den Kategorien. Sobald du gescrollt hast, erscheint unten rechts der Knopf Index, der wieder nach oben führt.

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Nach einem Update

Beim ersten Start einer neuen Version zeigt die App einmal, was neu ist. „Alles klar" schliesst den Hinweis, er kommt für diese Version nicht wieder. Bei einer Neuinstallation gibt es ihn nicht.

Wenn etwas nicht klappt

Ich bekomme keine Benachrichtigungen

Der Reihe nach prüfen:

1. Sind Benachrichtigungen für Deadlinetool in den Android-Einstellungen erlaubt?
2. Ist „Nicht stören" in den App-Einstellungen an?
3. Ist die einzelne Aufgabe stummgeschaltet?
4. Ist das betroffene Intervall abgeschaltet?
5. Zeigen die Einstellungen überhaupt geplante Erinnerungen an?
6. Blockiert der Energiesparmodus von Android die App? Dann Deadlinetool von der Akku-Optimierung ausnehmen.

Die Erinnerung kam zur falschen Zeit

Prüfe die Vorlaufzeit, global in den Einstellungen und in der Aufgabe selbst. Steht in der Aufgabe ein eigener Wert, gilt der und nicht die Vorgabe.

Die Erinnerung kommt ein paar Minuten zu spät

Das liegt fast immer an zwei Android-Einstellungen, die du setzen musst. Deadlinetool kann sie weder setzen noch auslesen. Beide erreichst du über Einstellungen → Pünktliche Erinnerungen:

1. Wecker und Erinnerungen muss auf zulässig stehen. Andernfalls plant Android die Alarme ungenau und fasst sie zusammen; Verspätungen von mehreren Minuten sind dann normal.
2. Akku-Optimierung für Deadlinetool auf nicht optimiert stellen. Im Energiesparmodus schiebt Android Alarme zusammen.

Auch danach kann es je nach Gerät noch um eine Minute abweichen. Wer es auf die Sekunde braucht, ist mit einem echten Wecker besser bedient.

Der laute Alarm klingelt nicht

Drei Dinge der Reihe nach:

1. Steht bei der Aufgabe unter Ton bei Fälligkeit wirklich Lauter Alarm? (Trägt sie das ⏰ in der Liste?) Die Vorgabe ist aus.
2. Steht in der Aufgabe unter Ton bei Fälligkeit ausdrücklich Normaler Ton? Dann gilt das und nicht die Vorgabe.
3. Ist bei dir „Nicht stören" aktiv? Android lässt den Alarm nur durch, wenn Deadlinetool dafür freigegeben ist, unter Android-Einstellungen → Benachrichtigungen → Zugriff auf „Nicht stören". Fehlt die Freigabe, bleibt es still, und Android meldet das nicht.

Und: laut werden nur der Fälligkeitstag und der tägliche Nachfass. Die Erinnerungen 1 bis 30 Tage vorher bleiben absichtlich leise.

Im Gantt fehlen Aufgaben

Bei Projekte → Alle siehst du nur Aufgaben, die einem Projekt zugeordnet sind, lose Aufgaben erscheinen dort nicht. Wechsle auf Kategorien → Alle, dann sind alle da.

Prüfe ausserdem den Schalter Erledigte: ist er aktiv, sind abgehakte Aufgaben ausgeblendet.

Die Standort-Erinnerung kommt nicht

Ohne „Immer zulassen" funktioniert sie nicht. Der Zustand steht in den Einstellungen unter Standort-Erinnerungen. Und: nach einer Meldung ruht dieselbe Aufgabe vier Stunden. Änderst du den Ort, ist die Ruhe vorbei.

Der zweite häufige Grund ist der Bereich selbst. Android prüft die Position sparsam, im Energiesparmodus nur etwa alle zwei Minuten, wer mit dem Auto durch einen 200-Meter-Bereich fährt, ist womöglich schon wieder draussen, bevor gemessen wird. Für Orte, die du anfährst, sind 400 bis 500 Meter die bessere Wahl.

Meine Wiederholung erzeugt keinen Folgetermin

Zwei häufige Gründe: Die Aufgabe hat keine Deadline, oder sie wurde noch nicht abgehakt. Der Folgetermin entsteht erst beim Abhaken.

In der Aufgabenliste fehlen Aufgaben

Neben Suche und Statusleiste wirkt die zweite Filterreihe darunter, und zwar mit beiden Dimensionen gleichzeitig. Filterst du nach einem Projekt und schaltest dann auf Kategorien um, siehst du die Projekt-Einschränkung nicht mehr, sie wirkt aber weiter.

Im Zweifel in beiden Sichten auf Alle tippen. Beim nächsten Öffnen der App sind die Filter ohnehin wieder zurückgesetzt.

Eine Aufgabe steht doppelt in der Liste

Hast du eine wiederkehrende Aufgabe abgehakt und den Haken danach wieder entfernt? Dann fragt die App nach der entstandenen Folgeaufgabe. Antwortest du mit „Behalten", bleiben beide.

Ich habe versehentlich gelöscht

Der Papierkorb hält 30 Tage. Dort wiederherstellen.

Kann ich eine Aufgabe ohne Deadline anlegen?

Ja. Sie steht dann am Ende der Liste und schickt keine Erinnerungen.

Werden Erinnerungen auch ohne Internet zugestellt?

Ja. Alles läuft lokal auf dem Gerät, es braucht keine Verbindung.

Was ist der Unterschied zwischen „Nicht stören" und „Stummschalten"?

Nicht stören (Einstellungen) pausiert alle Erinnerungen, die Vorwarnungen, die Meldung am Fälligkeitstag, den täglichen Nachfass bei überfälligen Aufgaben, den lauten Alarm und die Standort-Meldungen. Beim Ausschalten wird alles wiederhergestellt; du musst keine Aufgabe einzeln anfassen.

Stummschalten (in der Aufgabe) betrifft nur diese eine, dafür dauerhaft, bis du es zurücknimmst.

Zwei Dinge, die „Nicht stören" nicht tut: Termine verschieben und Aufgaben verstecken. Countdown, Farben, Gantt und Kalender laufen weiter.